Aunque las conference calls no sustituyen la interacción cara-a-cara, son una herramienta de comunicación para cuando no se pueda salir de la oficina o para realizar únicamente los viajes indispensables.
1. Prepara lo necesario
• Escribe un objetivo, delimítalo, apégate a él y dalo a conocer antes de la reunión a los demás.
• Alista todo el material que puedas sobre el tema.
• Toma notas, puntos de vista y preguntas para mantenerte concentrado.
• Confirma la participación de todos los asistentes y que éstos conozcan el teléfono por el que se llevará a cabo.
2. Involucra a los demás participantes
• Crea un ambiente cómodo que permita a los demás opinar abiertamente.
• Da retroalimentación y demuéstrales que valoras sus puntos de vista.
• Menciona los nombres de los participantes y hazles preguntas específicas a cada uno.
• Modula tu voz para captar la atención.
3. No te extiendas más de lo necesario
• Sé preciso con lo que quieres destacar.
• Apégate a la agenda, si sale otro tema propón una siguiente reunión.
• Asegúrate que todos tengan tiempo suficiente para expresarse.
4. Cuida el ambiente a tu alrededor
• Presta atención al lugar donde tendrás la llamada, evita distractores o ruido externo.
• Apaga o silencia aparatos electrónicos.
• No realices otras actividades en ese tiempo, evita el multitasking.
5. Controla el caos
• Limítate a agregar 4 ó 5 participantes, para no perder el orden.
• No interrumpas, escucha y concéntrate en lo que los demás tengan que decir.
• Establece hora de inicio y de finalización, haz que todos los miembros lo sepan para que sean precisos en sus puntos.
No te desvíes de tu objetivo en las llamadas en conferencia, evita las pérdidas de tiempo y de productividad, cada minuto de todo participante es valioso, así que procura ser directo, respetuoso y sobre todo puntual.
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