La administración de proyectos en ambientes virtuales o híbridos tiene un reto aún mayor para conectar y alinear a la organización para el logro y adopción de los mismos.
El departamento de dirección de proyectos (PMO por sus siglas en inglés) desempeña un papel importante y más ahora que nos encontramos navegando en un nuevo ecosistema de trabajo. Con frecuencia se piensa que el PMO es un departamento limitado a la ejecución táctica de proyectos. Sin embargo, se encarga de definir, mantener y replantear los estándares y procesos dentro de una organización para cumplir con sus objetivos de manera estratégica y exitosa.
Project Management Institute (PMI) Latinoamérica, la asociación líder mundial en dirección de proyectos, y la firma de servicios profesionales PwC, se han unido para analizar el estado actual de madurez del departamento de dirección de proyectos (PMO) mediante la creación de un índice que abarca varios aspectos.
Para el estudio se tomó el “10 por ciento superior”, que está compuesto por 230 empresas que se destacan de otras por atraer y retener talento, utilizar la innovación, así como la tecnología, para mejorar la medición con el objetivo de lograr proyectos más exitosos. En este informe se presentan las prácticas que diferencian a estas PMO de otras organizaciones en cinco dimensiones clave:
Gobernanza
Estas empresas tienen un marco de gobierno sólido para administrar el riesgo de manera efectiva, garantizar la visibilidad de sus proyectos y medir de manera consistente el desempeño del PMO, con el fin de asegurarse del cumplimiento de su propósito. Cuando el PMO participa en la estrategia, puede garantizar que los recursos se asignen de manera eficiente a los proyectos y programas priorizando las iniciativas que contribuyen a los objetivos clave de la organización. En México, empresas como Grupo Bimbo y Walmart destacan en sus prácticas de gobernanza, colocándose dentro de las mejores dentro del ranking de mejor gobernanza en México 2020, de Merco.
Integración y alineación
El 94% de las organizaciones que conforman este “10 por ciento superior”, realizan un proceso que garantiza que los indicadores clave de rendimiento (KPI) y las iniciativas estén completamente alineados con los objetivos estratégicos y de cambio de la organización en general. También, permiten una alineación constante a través de la integración de los procesos del PMO en toda la organización, así como una comunicación efectiva con el liderazgo senior a través de actualizaciones estratégicamente relevantes sobre logros, problemas e impactos del proyecto.
Procesos
En el informe se observó que estas empresas brindan consistencia en toda su organización asegurando que las metodologías y herramientas de dirección de proyectos estén alineadas con las mejores prácticas, que las políticas estén estandarizadas y que se proporcione continuamente una garantía formal de calidad. Este enfoque enfatiza la colaboración y la flexibilidad en lugar del cumplimiento absoluto. Los indicadores del informe muestran que el 92% de estas organizaciones continuamente adaptan sus procesos de acuerdo con los diferentes proyectos y equipos.
Gracias a certificaciones como ISO, NOM y NMX es posible medir cómo una organización cumple con los estándares de calidad estipulados para ofrecer un buen producto o servicio. Tomando como base el Mapa de Valor de Deloitte, 108 empresas resultaron seleccionadas para obtener el distintivo de Mejores Empresas Mexicanas 2021, gracias a su alto nivel de desempeño en la gestión del negocio.
Tecnología y datos
Si bien vivimos inmersos en un mundo cada vez más digitalizado no todas las empresas emplean la tecnología a niveles que jueguen a su favor. Aquellas que pertenecen al “10 por ciento superior”, adoptan las últimas herramientas a nivel de proyecto y programa, con un enfoque en la tecnología para mejorar una gama de funciones como la colaboración, la visibilidad y el intercambio de conocimientos. Se apoyan en el análisis de datos y soluciones de automatización que les ayuda a tomar decisiones basadas en la evidencia.
Empresas mexicanas como Softtek y Kio Networks están marcando tendencias, no sólo en nuestro país, también en el resto del mundo al poner todo su ingenio en el desarrollo y uso de tecnología de vanguardia.
Personas
La construcción de relaciones, el liderazgo colaborativo y las capacidades estratégicas son más importantes para mejorar las decisiones, los resultados y el desempeño del equipo. La investigación de PMI y PwC revela que una de cada tres organizaciones lucha por encontrar directores de proyecto con estas capacidades.
La retención y el reclutamiento de talento es un problema para todas las empresas, pero el “10 por ciento superior”, está más consciente de ello. Además, valora la importancia de desarrollar capacidades impulsoras para obtener una ventaja competitiva y apoyan el desarrollo de habilidades al fomentar una mentalidad de aprendizaje colaborativo dentro de la organización.
En resumen, los PMO agregan valor al rendimiento y emprendimiento de diferentes maneras. Debido a su posición en la estructura organizacional, éstos pueden actuar como un puente de comunicación y ejecución entre la planificación y la implementación de la estrategia empresarial. Por lo tanto, es importante evaluar el nivel de madurez de los PMO con el fin de mantener y mejorar la eficacia en las cinco áreas de la madurez para acelerar la transición a los nuevos modelos de trabajo.
Se recomienda establecer una mentalidad de mejora continua, mediante una comunicación sólida con los equipos de cada proyecto en conjunto con el liderazgo senior para que el PMO pueda continuar adaptándose y mejorando en respuesta a las necesidades comerciales cambiantes.
