Las compañías que logran obtener todas las ventajas de un ERP son las que definen bien lo que necesitan y eligen un sistema en base a eso, apegándose a una estrategia muy bien planteada.
Por César Eliud Luján García
Cuando una empresa selecciona correctamente un ERP (Enterprise Resource Planning por sus siglas en inglés) para mejorar sus procesos, logra disminuir pérdidas de hasta un 10%, sin embargo aquellas que lo eligen y adaptan acorde a sus necesidades específicas pueden reducir sus mermas incluso un 35%1.
Estas organizaciones consiguen manejar de forma sobresaliente su información y disminuyen sus tiempos de respuesta, siempre y cuando realmente elijan un ERP específicamente para lo que necesitan, sin embargo, sólo una de cada cinco empresas optan por un software a la medida en lugar de uno estándar, ya que éste les ahorra tiempo de implementación o porque hay más opciones de proveedores de este tipo.
Sin importar el modelo un 10% de las implementaciones fracasan, probablemente porque desde un inicio no se elige adecuadamente la herramienta, lo que conlleva a retrasos, sobrecostos e imposibilidad de volver tangibles las ventajas del software. Son aproximadamente 10 mil millones de euros de pérdidas en todo el mundo gracias a este tipo de errores en las organizaciones2.
Antes de elegir, debes considerar:
Definir metas y requisitos: el 71% de las implementaciones que fracasan lo hacen porque no se precisan claramente los objetivos2. Para esto principalmente debes delimitar la situación actual de tu empresa y concretar lo que necesitas de un ERP antes de analizar las opciones, no es lo mismo contratar un sistema para 20 usuarios que uno para 500, con una infraestructura mucho más compleja. Entre más específica e intensiva sea la lista de requerimientos, más éxito tendrás al explorar los proveedores, considera la industria en la que estás y evalúa la conveniencia de elegir una solución especializada a ésta.
Es importante considerar el crecimiento que esperas tener en 5, 10 ó 20 años, para asegurarte que el ERP que elijas seguirá siendo adecuado.
Tener claro el plan: sólo un 34% de las implementaciones se cumplen en el tiempo esperado, principalmente porque no hay una estrategia clara ni apego a ella. Concreta un presupuesto realista pues un gran error es no especificar objetivamente los costos a futuro, ocasionando que se recorten actividades críticas y aumentando pérdidas y demoras en la implementación. Toma en cuenta todo lo necesario, actualizaciones de hardware, infraestructura, mantenimiento, etc. y prepárate para respaldar a colaboradores que prefieran utilizarlo en dispositivos móviles.
Considerar cambios en la gestión: nunca debes olvidar el factor humano; define quiénes participarán en la implementación, qué rol tendrá cada uno e invierte tiempo y recursos para su capacitación. No dudes en realizar cambios organizacionales necesarios, elimina o modifica puestos de trabajo o funciones redundantes, asegúrate de involucrar a los altos mandos y obtener su apoyo, pues son los que pueden tomar medidas drásticas para evitar retrasos. No dejes que un gerente del proyecto externo se encargue de todo, asigna un líder de tu staff y rodéalo de tu mejor equipo en la empresa, no sólo de TI, sino en general del talento más brillante.
Evaluar tus opciones: una pobre evaluación te lleva a una ineficaz implementación, así que analiza bien todos los modelos de ERP disponibles, así como sus módulos y funciones necesarias para tu empresa (finanzas, RH, producción, inventarios, etc.). Examina las ventajas y desventajas de cada uno. Un estándar no se adapta al 100% a tu organización, tú debes amoldarte al sistema, además de que es común que algunas funciones no siempre sean útiles, y aún tengas que pagar por ellas. Por otro lado, uno a la medida a pesar de aportar justo lo que necesitas y añadir características que diferencian a tu empresa, conlleva costos extra y tiempos de implementación más largos.
Antes de elegir un ERP, es muy importante considerar todos los beneficios e inconvenientes a corto, mediano y largo plazo. Un error común es no analizar el crecimiento que tendrá la compañía, pues es posible que actualmente no requiera algo que en cinco años sí lo hará. Invierte el tiempo y recursos en la implementación para evitar costos y retrasos innecesarios.
Referencias:
1Harvard Business Review, 2CIO
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