Considera un esquema de trabajo flexible que incremente la productividad de los empleados y que también le genere ahorros a la empresa al maximizar tiempos y costos.
Por Redacción TNE
De acuerdo a un análisis de la empresa Regus, proveedora de espacios laborales a nivel internacional, el 27% de los trabajadores mexicanos consideran que el traslado de la casa al trabajo es un desperdicio de tiempo y, al menos en la CDMX, puede tomar hasta tres horas que podrían aprovechar para otras actividades en lugar de estar sentados en el carro, situación que disminuye su productividad.
Ante un panorama como el antes mencionado, el 34% de las compañías buscan ofrecer esquemas de flexibilidad, donde el 28% de las PyMEs ya las implementa, mientras que el 18% de las grandes organizaciones hacen lo mismo. Entre algunos de los beneficios de esta modalidad laboral se encuentran: mayor balance entre vida y trabajo para los colaboradores, mayor compromiso por parte de éstos que a su vez se traduce en menos abstencionismo y un mejor desempeño y lealtad hacia la organización, misma que resulta beneficiada.
Es un hecho que cada vez de forma más frecuente se implementan horarios flexibles de trabajo; sin embargo, se requiere de una excelente organización y comunicación para cumplir con los objetivos de la empresa. ¿Cómo lo puedes hacer?
Incorpora la cultura corporativa
Alinea a tus colaboradores a la valores de la empresa, así generarás un sentido de pertenencia y de comunidad incluso entre aquellos con los que interactúas poco o ni siquiera llegas a conocer. Esto implica incentivar y mantener la comunicación cara a cara con el apoyo de la tecnología, establecer un “horario de entrada y salida”; es decir, que notifiquen a través de los estados de las aplicaciones que usen, cuando estén disponibles para ser contactados. Establece días semanales, quincenales o mensuales para que el colaborador asista a la oficina para fomentar la convivencia y fortalecer los lazos entre los compañeros.
Establece un esquema de trabajo
Precisa claramente cuáles son las expectativas y metas a cumplir, así como un calendario para estar al tanto de los tiempos de entrega y quienes son los responsables. Define horarios en los que será necesario que los colaboradores estén disponibles durante ciertas horas del día. Considera si es necesario redactar un reglamento con el fin de generar un consenso y compromiso por parte del equipo de trabajo.
Contempla un plan de emergencia. En algún momento se presentará un incidente que requiera de atención inmediata, razón por la cual será necesario especificar que cuando suceda lo mejor será comunicarse de manera directa vía telefónica y evitar tratar de resolverlo mediante correos electrónicos que pueden tardar en ser contestados.
Mantén una comunicación abierta
No dejes espacio a las suposiciones y asegúrate de trabajar con aquellas personas que cuentan con excelentes habilidades comunicativas. Por otro lado, para minimizar los malos entendidos y cerciorarte que todos estén en el mismo canal, utiliza herramientas de videoconferencia. Toma en cuenta que la mayor parte de la comunicación es no verbal, por lo tanto así conocerás sus reacciones respecto a determinados temas o simplemente para saber cómo se encuentra en ese momento.
Aparta tiempo para sesiones de video uno a uno, ya sea de media o una hora, tanto para ver pendientes y cubrir una variedad de temas. Puedes aprovechar el momento antes de finalizar para preguntar cómo se encuentra el colaborador, cómo está su familia, cuáles son sus planes. En otras palabras, se trata de generar el rapport que de otra manera no podrías obtener en la oficina. En la medida de lo posible, nunca canceles este tipo de reuniones, así evitarás generar fricciones o resentimientos.
Aclara que la comunicación es abierta y fomenta que los empleados compartan sus preguntas, ideas e inquietudes. Así se atenderán de forma más efectiva y ellos se sentirán tomados en cuenta por parte de la empresa.
Proporciona lo mejor en tecnología
Los colaboradores necesitan contar con las herramientas adecuadas para cumplir con sus actividades, así como acceso a los archivos, a la información y a las principales noticias de la compañía. Por lo tanto, integra aplicaciones adecuadas para ello; existen diversas entre las que destacan Slack, Asana, Trello, entre otras. Sólo asegúrate que la interfaz sea lo más amigable según las necesidades de la empresa y las habilidades de las personas. De no ser así, considera organizar una capacitación presencial para aclarar el funcionamiento y despejar cualquier duda que pueda surgir.
Mide por resultados
No se trata de que estés detrás de los empleados para ver si están haciendo su trabajo, sé flexible, pero sobre todo bríndales la confianza a la hora de hacerlo. ¿Importa si está en un café, sentado en el sofá o trabaja muy temprano o entrada la noche siempre y cuando cumpla con lo acordado? Esto significa medir más la productividad que la asistencia. Para dar seguimiento a los avances, agenda breves sesiones de videoconferencia si es necesario.
Considera que con el tráfico citadino y los tiempos de traslado se pierde tiempo valioso para la empresa, así que contempla la posibilidad de establecer un esquema de trabajo flexible que no sólo mejorará la productividad, sino que también le generará ahorros a la organización.
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