Aunque no hay discusiones fáciles o complicadas, sí debes buscar que siempre estén enfocadas en lograr un objetivo común.
Por Ernesto Cavazos Medina
En la actualidad existen dos grandes mitos relacionados con las negociaciones: el primero sostiene que todo lo que tenga que ver con éstas, implica forzosamente un tema meramente comercial; y el segundo, que existen algunas fáciles y otras difíciles.
A su vez, las negociaciones no sólo se limitan al ámbito profesional, ni únicamente están ligadas a una cuestión comercial, aunque sean las enfocadas a temas económicos las que salten siempre a primera plana. En realidad, una negociación no deja de ser un establecimiento de acuerdos de cualquier índole entre dos o más personas.
Por ello no es exagerado decir que en nuestra vida cotidiana siempre estamos negociando, ya sea con clientes, proveedores o inclusive en nuestras diversas interacciones en los múltiples círculos sociales en que nos desenvolvemos y hasta en el seno familiar.
El mito de las negociaciones difíciles
Es complejo afirmar que hay algunas más complicadas que otras, sin embargo sí existen las que tienen o no éxito, esto se da cuando todo fluye de manera más natural al coincidir formas de pensar y objetivos, además de que no implican una extensa discusión, sino que se llega directo a un establecimiento de acuerdos. Por ello, es valioso dejar de lado la concepción de “sencillo o complicado”, algo que resulta subjetivo para cada uno de los participantes, y visualizar la negociación en términos que resulten útiles para su ejecución, y sobre todo de valor para los involucrados.
Este cambio de mentalidad, además de permitirnos identificar el esfuerzo que se requerirá de manera individual o conjunta para alcanzar los acuerdos deseados, nos da luz sobre cómo gestionar el proceso de tal manera que aquello que es complejo, no necesariamente resulte difícil o “sufrido” para alguna o todas las partes.
Y es que el nivel de complejidad depende de múltiples factores que van principalmente desde las circunstancias en que se presenta, los criterios o parámetros necesarios a evaluar para llegar a un acuerdo y los objetivos de los actores involucrados, hasta la experiencia y habilidades propias de los negociadores.
El costoso riesgo de la ineficiencia
Algunos de los mayores aprendizajes y hallazgos relacionados con el manejo de negociaciones complejas han tenido lugar tras observar el siguiente patrón que se presenta en repetidas ocasiones: en aquellas catalogadas como de alto impacto por los interesados, en las que el control es llevado por directivos de primer nivel, además de que es común realizar diferentes reuniones para alcanzar acuerdos sobre puntos críticos. Sin embargo suelen ser infructíferas al convertirse en un campo de batalla en el que los líderes de los equipos establecen posturas inamovibles y destinan el tiempo a rebatir sus argumentos más que a encontrar puntos comunes para alcanzar los acuerdos deseados. No es de sorprender que estas juntas terminen con pocas definiciones o sin lograr objetivos.
Lo anterior obliga al equipo de apoyo a volver a reunirse para discutir de nuevo la agenda. Este repaso no sólo es para aclarar dudas, sino que permite, en una discusión más amena y empática, explicar a detalle las posturas de cada una de las partes, muchas veces resultando en un entendimiento que deriva a su vez en la adquisición de compromisos sobre las acciones a tomar. Así los grupos vuelven con sus líderes con una serie de recomendaciones para las reuniones posteriores donde éstos logren cerrar los tan anhelados acuerdos.
Esta falta de eficiencia en la negociación pudiera parecer en principio inofensiva, pero no debemos olvidar el costo que representa el tiempo invertido de cada persona involucrada en la negociación. Además, lo que se demora en llegar a un acuerdo afecta en muchas ocasiones el cumplimiento de los plazos del propio proyecto, lo que impacta de manera negativa en las métricas de desempeño de todos los interesados.
Hablamos de una muy costosa ineficiencia, pues ya sea en una negociación comercial o para llegar a acuerdos en un proyecto, existen pérdidas económicas tangibles relacionadas con el tiempo y esfuerzo no planeado e invertido. Tras reflexionar sobre esta dinámica es claro que existen factores y conductas que aumentan el nivel de complejidad de las negociaciones, además de contribuir a que no se realicen adecuadamente.
Los siguientes tres aprendizajes del ejemplo anterior te pueden ayudar:
1. Sé flexible:
Resulta común ver en negociaciones con actores de alto nivel en las que las contrapartes se pongan a la defensiva o se nieguen a cambiar su postura. Es hasta cierto punto comprensible: entre mayor sea el nivel del participante en una negociación, se incrementa su responsabilidad como figura representante de la compañía y quien vela por los intereses de la misma.
No obstante, esta actitud de defensa resulta contraproducente, pues puede caerse en el riesgo de no entender la situación al presentar una posición predefinida y se elimina la flexibilidad de entender que cualquier parte puede ceder en puntos que conviertan los consensos en acuerdos de más valor para todos.
2. La clave está en cerrar acuerdos
En la medida que sea posible es recomendable generar tratos de abajo hacia arriba, esto facilita el proceso de negociación al irlos comunicando, ya que los niveles altos pueden enfocarse en supervisar y validar que éstos estén alineados con sus objetivos, sin embargo muchas veces esto no se puede.
Las negociaciones de mayor complejidad se suelen mantener en las esferas altas de la compañía.
Por lo que se vuelve vital el proceso de cerrar poco a poco acuerdos que si bien pueden aparentar dar volumen a la negociación, su correcta identificación y cierre convierten una situación compleja en una más sencilla para cerrar contratos de mayor nivel.
3. Acepta la sana y constructiva confrontación
“Nunca negociemos desde el temor y nunca temamos negociar”, decía John F. Kennedy, una recomendación más que válida para los negocios en México debido a que aquí solemos evitar la confrontación a toda costa, muchas veces con el fin de no herir susceptibilidades o no lastimar las buenas relaciones. Este tipo de cuestiones culturales, si no son identificadas y resueltas, dificultan una negociación eficiente y conveniente.
Esto no sólo sucede en las relaciones cliente-proveedor, es más común que se den hacia dentro de la misma organización y entre todos sus niveles. Después de todo, ¿quién no ha hecho horas o trabajo extra por comprometerse a un entregable solicitado de último momento? Confrontar no significa necesariamente decir que no u oponerse como tal a la postura de la contraparte, por el contrario, muchas veces es “un sí conveniente para ambos” y un beneficio para todos los involucrados.
Indiscutiblemente en el día a día será usual que se continúe hablando de lo fácil o difícil que una negociación ha resultado por la cantidad de esfuerzo y los sentimientos que genera el llevarla a cabo, sin mencionar los resultados provocados. Pero entre más seamos capaces de visualizar todos los factores que impactan en el grado de complejidad de una negociación, seremos más diestros en su gestión. Así, pasaremos de lo fácil y lo difícil, a la búsqueda de un único tipo de negociaciones que todos aspiramos a tener: exitosas.
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