Quienes fomentan la transición organizacional hacia una nueva forma de trabajar, juegan un papel imprescindible en las empresas, a fin de mantenerlas a la vanguardia evitando su estancamiento o declive.
Las transformaciones ocurren de manera rápida y con más frecuencia que en el pasado, por lo que el diseño y ejecución de las iniciativas llevadas a cabo por los gestores de cambio deben ser más intuitivas, ágiles y menos perjudiciales para la organización.
Hoy en día, aproximadamente el 40% de la población global tiene conexión a Internet. Estamos frente a uno de los tiempos más disruptivos de la historia: la era digital, impactando en cada aspecto de nuestra vida personal y laboral. Con el fin de adaptarse, las empresas necesitan adoptar nuevas tecnologías, asumiendo lo nuevo o de lo contrario perecer.
Frente a esta inminente necesidad, es importante reflexionar dos cuestiones principales. Por una parte, la capacidad de las compañías para enfrentar los nuevos desafíos digitales; por otra, a quiénes dentro de las empresas les corresponde el rol y la responsabilidad de ser el gestor de cambio para iniciar, impulsar y sostener la evolución organizacional; en otras palabras cuáles son sus principales funciones, sus retos y la manera de enfrentarlos.
¿Pueden las empresas cambiar a la velocidad que se requiere actualmente?
Sobran ejemplos de compañías (Blockbuster, Kodak, Nokia, entre otras) que se quedaron en el camino al persistir con sus mismos productos, servicios y tecnologías aun cuando el mercado demandó algo diferente.
Las organizaciones con más probabilidades de sobrevivir son aquellas que proactivamente enfrentan el reto de evolucionar y tienen esta capacidad instaurada a nivel interno.
La habilidad de reinventarse de acuerdo a las necesidades del mercado es indispensable para las empresas que desean ser líderes en sus industrias.
Así, por ejemplo, se puede apreciar la modificación que han hecho en su modelo de negocio, para adaptarse a lo nuevo, compañías como IBM y Microsoft, donde la capacidad de renovación está impregnada en la cultura organizacional y se observa como una conducta aprehendida en cada uno de los colaboradores, en especial en los dirigentes.
¿Quiénes deben impulsar la transformación?
Los líderes son los principales gestores del cambio, lo promueven de manera proactiva y visualizan el estado futuro de la organización, definiendo el camino para lograrlo. Se observa con frecuencia que hay quienes les resulta difícil inspirarlo e impulsarlo y las razones en ocasiones se relacionan con el poco conocimiento de sus motivaciones personales, así como de sus fortalezas y barreras, tanto internas como externas.
Además de los directores, existen otros colaboradores que pueden ser responsables de proyectos de este tipo, generalmente al igual que los líderes tienen la capacidad de influir en otros y mejorar a su entorno. Ahora que hemos identificado los gestores del cambio dentro de la organización, es importante detenerse a analizar las funciones, los retos y la manera de enfrentarlos.
¿Cuáles son las principales actividades y responsabilidades del gestor de cambio?
Entre sus tareas prioritarias se encuentran:
- Investigar el mercado, buscando nuevas tendencias, enfoques y herramientas.
- Implementar acciones que permitan realizar mejoras en los distintos aspectos, internos y externos de la organización.
- Buscar permanentemente la rentabilidad y eficiencia organizacional.
- Crear climas favorables del cambio dentro de los equipos de trabajo y de la empresa misma.
- Empoderar e inspirar a los colaboradores, proporcionando espacios y herramientas necesarias para que ellos sean también protagonistas de las mejoras.
¿A qué retos se enfrentan los encargados de la transformación respecto al cambio?
Los desafíos más comunes son:
- Unificar y compartir una visión: con frecuencia, entre los liderazgos hay una desalineación respecto al futuro modelo de la organización, los valores requeridos y los comportamientos de los colaboradores. Por ello, es primordial generar una visión compartida y comunicarla al resto de la institución.
- Comprometer a los líderes: para que una transformación sea exitosa debe ser patrocinada y apoyada por ellos, quienes deben ser congruentes y demostrar ser el cambio que esperan en la empresa.
- Dotar a los colaboradores de nuevos conocimientos y competencias requeridas para emprender lo nuevo. Evaluar los impactos en la organización, a nivel de roles, funciones y perfiles es importante para posteriormente habilitar a los equipos de trabajo.
- Superar la resistencia, la cual puede estar originada por diferentes factores: desconexión entre quienes lo planean y ejecutan; falta de compromiso y ownership (pertenencia) del cambio en aquellos impactados por el mismo; conflictos de tiempos y recursos, entre otros. ¿Cómo enfrentan los problemas quienes impulsan la evolución organizacional?
Algunas líneas de acción que enmarcan el quehacer de los gestores del cambio dentro de una compañía son:
- Comprometen el liderazgo para dirigir y operarlos.
Los líderes deben involucrarse activamente en la planeación e implementación de las acciones que ayudarán a la organización a transitar al estado deseado; su apoyo y compromiso debe mostrarse constantemente a los colaboradores y hacia la organización.
- Gestionan los cambios y aseguran el compromiso de la audiencia impactada: deben realizar un análisis e identificar aquellos segmentos donde la resistencia es alta, explicarles de manera general lo nuevo y lo que implicará para cada uno a nivel de beneficios, para finalmente desarrollar un plan de involucramiento que mantenga comprometidos a estos grupos a través del viaje que implica la transformación. También identifican a aquellas personas que, por sus características, pueden fungir como agentes del cambio e impulsarlo entre sus pares, atendiendo problemas que surjan durante la implementación. Por último, es importante establecer un sistema de reconocimiento y/o recompensa para aquellos que ejecutan las conductas esperadas, de esta manera se sostiene en el tiempo hasta formar parte de la operación diaria de la compañía.
- Comunican clara y pertinentemente a través de canales efectivos: las personas no modifican su actitud o forma de conducirse si no comprenden de qué manera lo nuevo les impactará y beneficiará, si no conocen en qué momento vendrán los cambios y lo que se espera de ellas a nivel de comportamientos. La comunicación debe ser planeada y adecuadamente direccionada a las distintas audiencias, por lo que será importante diseñar e implementar un plan para informar oportunamente lo que está sucediendo. También es necesario diseñar mecanismos de retroalimentación para indagar el entendimiento y recepción de los mensajes.
- Incorporan nuevos comportamientos y propician llevarlos a cabo para asegurar el tránsito a la organización deseada (distinto modelo operativo o de negocio) deben identificarse las brechas a nivel de procesos, herramientas, políticas, conocimientos y habilidades necesarias, cubriéndolas a través de diferentes acciones, entre las que se encuentran el entrenamiento y la comunicación. De igual manera debe implementarse un proceso que mantenga y refuerce las nuevas conductas a fin de asegurar la sostenibilidad del proceso.
Las nuevas tecnologías son y seguirán siendo uno de los factores de evolución más importantes para determinar la permanencia de las compañías.
Ante el reto tecnológico, las organizaciones tienen la enorme oportunidad de mirarse, reinventarse y fortalecerse con procesos mejorados, nuevas herramientas y personal más competente.
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