¿Cómo gestionar mejor las horas laborales? Es momento de que las compañías reclamen el tiempo perdido. Craig Jarrow, experto en productividad.
Entrevista exclusiva a Craig Jarrow, conferencista y autor del blog más influyente de productividad “Time Management Ninja”.
Por Redacción TNE
Es momento de que las compañías reclamen el tiempo perdido. Craig Jarrow experto en management, productividad y fijar objetivos, nos indica lo que se necesita para una mejor gestión de las horas laborales.
¿Cómo desarrollar una cultura de no postergar?
Las compañías han desarrollado una cultura de procrastinación porque son inconscientes de los plazos y su responsabilidad. Siempre dan “más tiempo extra” o “una última llamada de atención”. Para desarrollar la “no procrastinación” es importante cultivar un entorno de acción donde se establezca una expectativa realista de la entrega de proyectos. Otro factor importante es estar seguro de que se obtienen resultados en lugar de “sólo trabajar”, ya que se puede fingir fácilmente y conduce a la demora a través de varias actividades.
En tu experiencia, ¿cuáles son los factores que llevan a la pérdida de tiempo en la organización y cómo se pueden evitar?
• Correos: asegúrate que los empleados no pasen todo el día revisando mails y fomenta la comunicación directa, entre otras formas. Establece que el correo electrónico no es para responderse de forma inmediata y que sólo hay que revisarlo un par de veces al día.
• Juntas: Muchos negocios tienen demasiadas juntas, así que evita reuniones recurrentes. Además, trata de programarlas con la mitad del tiempo usualmente asignado, quedarás impresionado lo mucho que puedes hacer en sólo 30 minutos.
• Sin objetivos fijos: Los líderes necesitan ser claros en la dirección de sus equipos y transmitirles lo que se necesita cumplir. No estoy diciendo que se controle todo el trabajo, pero sin una misión clara, hasta los mejores se “cruzan de brazos”.
Hablando de establecer objetivos, ¿cómo puedes involucrar al equipo para tomar acción?
Trabajé con una empresa que estableció una meta a 10 años, una visión audaz, pero la mayoría de los empleados no se relacionaban con ella porque no veían a futuro y ni siquiera sabían si trabajarían aún ahí. Los objetivos a corto plazo son la clave. El esfuerzo para determinar las metas dentro de la empresa falla debido al largo plazo, porque no se mide el impacto real. Por eso fija objetivos que tu equipo pueda ver y relacionar con su día a día. Las metas mensuales se pueden alcanzar, pero las semanales se trabajan mejor, ya que la mayoría se motiva por lo que sucederá de forma inmediata y no por lo que pasará dentro de un año.
¿Cuánto cuesta no tener una cultura productiva y cómo se refleja en la empresa?
Medir el costo puede ser un poco difícil, pero estos son algunos ejemplos en donde se refleja:
• Las juntas prolongadas e innecesarias cuestan tiempo y dinero. Lo irónico es que las empresas exigen a numerosos empleados discutir por cualquier situación del negocio. ¿Cuánto costará una reunión de 2 horas con 10 participantes? Haz los cálculos.
• Muchos trabajadores pasan más tiempo en su bandeja de entrada que haciendo su trabajo. ¿Quieres que el personal de ventas lea correos todo el día o que busque clientes potenciales?
• Un plazo incumplido se considera un hecho aislado, sin embargo se tiende a agravar porque las empresas tienen que tomar en cuenta qué se retrasó debido a la demora, convirtiéndose rápidamente en una cadena de oportunidades perdidas y costos extras.
¿Qué recomiendas a un negocio que desea instalar una cultura de productividad?
Lo principal es hablar de ello. No puedes llegar con tu equipo y decirles “sean más productivos”; si abres una conversación podrás aprender de los obstáculos y retos por los que el área está pasando.
No te confíes de las herramientas tecnológicas y no asumas que por si solas impulsarán la productividad. Si operas con tecnología debes capacitarte, sino jamás podrás usar su mayor potencial.
Elabora una guía que fomente la productividad siendo cauteloso para no crear un entorno que ahogue la creatividad. Por ejemplo: “¿cuál es la política sobre las puertas abiertas / cerradas?”, “¿cuál es el estándar para la respuesta por correo electrónico?” o “¿qué pasa con el uso de la tecnología en las reuniones?” En ausencia de directrices, el caos tiende a gobernar y los individuos toman sus propias reglas.
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