Por Redacción TNE
Organizar bien una jornada laboral es la clave para que las horas no pasen volando y se lleven tu productividad.
¿Cuántas veces te ha pasado que llega el final de la semana y sientes que aún tienes mucho trabajo pendiente? Seguramente has vivido esta situación en numerosas ocasiones y uno de los motivos principales es la falta de una buena administración del tiempo.
Es común que durante las jornadas laborales surjan imprevistos que se inmiscuyan en tu agenda como una junta de última hora, una cita con un cliente o una llamada importante. En estos casos no fue tu culpa ni estuvo en tus manos haber destinado algunas horas a atender asuntos distintos.
Sin embargo hay otras ocasiones en las que sí depende de ti el cómo llevas tu día y agenda, determinando si quedarán pendientes o terminarás todo a tiempo. A continuación te presentamos cinco acciones que debes evitar para elevar tu productividad:
No hacer una lista de prioridades. Al inicio de cada semana elabora un check list de qué debes hacer los siguientes cinco días y ordena cada punto de acuerdo a su prioridad, después ponla en un lugar visible para que la tengas presente en cada momento. Incluye todo: entregables, juntas, llamadas, etc.
Distraerte frecuentemente. Al hablar de una buena gestión del tiempo prácticamente cualquier cosa que esté fuera de la lista de “pendientes por hacer” es un distractor, sí, incluso esas juntas de última hora o cuando tu jefe te llama para platicarte algún asunto. Ahora, las redes sociales o estar fuera de tu lugar por tiempo prolongado son otro tipo de “ladrones de tiempo” que debes evitar al máximo. Por ejemplo, según la Asociación Nacional de Centros de E-Learning y Distancia en España se puede perder hasta 17 % de un día de trabajo sólo respondiendo emails.
Estar en muchas cosas a la vez. Tratar de hacer varias actividades simultáneas con la esperanza de terminar más rápido puede ser contraproducente, es mejor ir paso a paso para realmente avanzar con las tareas que tengas por delante. Lo ideal es dedicar tiempo suficiente y de calidad a cada pendiente hasta que lo termines y luego pasar a lo siguiente.
Trabajar en largos periodos de tiempo. No porque trabajes más tiempo vas a avanzar más, al contrario estar muchas horas frente a la computadora sin moverte o tomar un respiro lo único que provocará es que te agotes mentalmente y rindas menos. Mejor, entre tarea y tarea o cada cierto periodo abandona tu lugar, camina un poco y despeja tu mente, puedes estar seguro que tus pendientes no irán a ninguna parte y en cambio, cuando estés de regreso estarás más fresco para continuar. En este punto se puede emplear la Ley de Pareto, es decir “el 80% de tus resultados los obtienes del 20% de tus esfuerzos”.
No poner fecha y hora a los objetivos. Los deadlines a veces pueden parecer armas para presionar, pero en la mayoría de los casos sirven para que las cosas no se retrasen en exceso. Cuando estés con un proyecto siempre asigna para cuándo debes tenerlo listo y aplica la misma técnica cuando solicites algo que necesitas, de esta forma las personas sabrán que tienen un límite para solucionarlo.
El tiempo es oro y hay que saber administrarlo para llevar a cabo todas tus tareas profesionales, sin olvidarte de tus asuntos personales. Una buena organización puede ser la diferencia entre tener una gran lista de pendientes o ir sacando el trabajo siempre a tiempo.
