¿Trabajando a distancia en aislamiento? Mantén una comunicación efectiva con tus colaboradores. Define lineamientos para que las sesiones virtuales de trabajo sean más productivas.
Con parte de la fuerza laboral operando de manera remota, seguro en tu empresa se vieron en la necesidad de comunicarse a través de aplicaciones de productividad y quizá esto será la norma durante las siguientes semanas, si no es que meses. Así que debes de considerar como tener juntas más efectivas a través de videoconferencia.
Mantener la comunicación a distancia no es fácil y puede complicarse si no existe una etiqueta para garantizar que fluya de forma apropiada. De lo contrario, se corre el riesgo de que no se entiendan o pierdan los mensajes, lo cual termina por impactar en la productividad y en consecuencia en el cumplimiento de resultados.
No dejes que la distancia se convierta en un obstáculo al no darle importancia y seriedad a las juntas de trabajo virtuales. Antes que nada, asegúrate de contar con una herramienta adaptada a las necesidades de la empresa y sea intuitiva para usar por parte de los colaboradores.
¿Qué puedes hacer para lograr mejores resultados y eficiencia durante una videoconferencia?
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Preparación y puntualidad
Dado que todos los miembros requieren de organizar sus respectivas agendas para conseguir ser más efectivos en sus actividades, es importante que todos ingresen a la sesión a tiempo, preparados con el material a comentar y con posibles dudas previamente establecidas con la intención de que las respuestas surjan con mayor prontitud. De esta manera se logrará un flujo que brinde agilidad a la sesión.
A lo anterior se le suma el hecho de darle seriedad a la vestimenta, procurando usar ropa de trabajo o casual para mayor comodidad, pero sin caer en tentación de estar en pijamas o en “fachas domingueras”.
Prepararse también significa que minutos antes de iniciar la videoconferencia se verifique que funcione correctamente la cámara y el audio. También pon atención a otras configuraciones; por ejemplo, que opere correctamente la función de grabar, sobre todo si será necesario registrarla para futuras referencias o puedan revisarla quienes no pudieron estar presentes en la sesión.
No olvides ajustar la cámara para que te veas bien y no sólo se te vea una parte del rostro o la papada completa. Así mismo, cerciórate de que la habitación donde te encuentres esté bien iluminada.
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A ser concisos
Procura que la duración de la junta sea corta, no más de 20 minutos. Considera que todos se encuentran en un proceso de adaptación y cada integrante tiene sus respectivos pendientes. Por lo tanto, es importante evitar conversaciones triviales y atenerse al asunto a tratar.
Sin embargo, se puede organizar una junta matutina, por decir a las 8:00 am para que todo el equipo esté presente en la videoconferencia y dedicar unos minutos a platicar sobre el día anterior, qué fue lo que hicieron, si vieron alguna serie o cómo están sobrellevando el aislamiento. Recuerda que al final son seres humanos con miedos, pero también con sueños.
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Guardar silencio y poner atención
Es importante que cada integrante se encuentre en un lugar dedicado al trabajo dentro de su casa o departamento, sobre todo si no viven solos. Cualquier ruido puede distraer a los demás. Una forma de evitar esto es usar micrófonos con el fin de reducir los ruidos de fondo, como un tosido o el sonido al pulsar las teclas en la computadora.
Tampoco es correcto leer correos electrónicos u artículos web durante la junta, lo importante es ponerle atención a la otra persona y darle su lugar, demostrándole respeto a su intervención y a las ideas que comparte con el resto de los integrantes.
De igual manera es buena idea que sólo active el micrófono quien toma la palabra, mientras que el resto de estos dispositivos deberán mantenerse apagados. Otro aspecto relevante y que demuestra compromiso es que los miembros, al interactuar con los demás, miren directamente a la cámara para dar la señal de que se observa a los interlocutores.
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Sé tú mismo
Si eres una persona tímida tal vez te ganen un poco los nervios y no busques intervenir en la junta. A diferencia de mensajes de texto o llamadas telefónicas, participar en una videoconferencia resulta más retador porque al final de cuentas los demás te ven. No obstante, toma en cuenta que este formato de comunicación es como los demás: poner un tema de interés sobre la mesa, no de ver a los demás. Así que relájate y llévalo con alma.
Lograr juntas más efectivas a través de videoconferencia implica que todos los participantes asuman el compromiso de ser puntuales y ceñirse a un código de etiqueta para conseguir mejores resultados mientras se trabaja a distancia.
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