¿Sientes que gastas esfuerzos y nunca puedes llevar una reunión efectiva? Hay varias características que debes considerar para tener éxito en ellas.
Por Redacción TNE
Uno de los elementos más importantes que se tiene dentro de los negocios es el tiempo. Una persona pasa en promedio 205 horas al mes laborando, de las cuales 62 son dedicadas a reuniones de trabajo. De esas, la mitad se consideran como innecesarias. Haciendo cálculos, nos damos cuenta que el 15% de la jornada mensual de un empleado se ha desperdiciado por completo, sin contar lo que se gasta en traslados o distracciones.
Se estima que el costo total por juntas innecesarias en negocios de Estados Unidos asciende a los 37 billones de dólares anuales.
Dave Barry, aclamado columnista y autor ganador del Premio Pulitzer, no es amable al referirse a ellas: “Si tuviera que identificar, en una palabra, la razón por la cual la raza humana no ha obtenido, ni obtendrá, su máximo potencial, esa palabra sería ‘juntas’”.
Se ha formado cierto estigma alrededor de éstas gracias a que se han llegado a considerar un gasto de esfuerzo por parte de organizaciones; sin embargo, hay una serie de características que separan a las juntas eficientes de las inútiles, casi todas ellas relacionadas con la planificación y la preparación previa.
Evita gastar el tiempo de tus colaboradores y por ende, tu dinero, en reuniones sin sentido. Verifica la importancia del tema y sigue ciertos pasos para asegurarte de obtener el máximo provecho de cada una.
La eficiencia lo es todo
Lo más importante es definir si es necesario tener una o si lo que quieres comentar es lo suficientemente trivial como para tratarlo mediante un correo electrónico. Cuando te hayas decidido por la primera opción, toma en cuenta las siguientes consideraciones.
Comparte la agenda por adelantado: envía una agenda con los temas a tratar a todos los involucrados. Así, la gente llegará al día con el material estudiado y con una clara idea de cómo quieren participar y qué es lo que quieren aportar; de esta forma, todos se dirigirán hacia el mismo objetivo.
¡Delimita el tiempo!: aprende a ser puntual. Si una está programada para la 1:00 pm, comienzas a la hora indicada. Si en el calendario marca que la finalización es a las 3:30 pm, ya sabes a qué momento mandar a todos de vuelta a sus puestos de trabajo. No esperes a los que lleguen tarde, la puntualidad y la calendarización son elementos fundamentales para todo negocio.
Una acción que puedes efectuar es la siguiente: si programas una junta con duración de 60 minutos, intenta terminarla en 45, así lograrás ser más eficiente.
Elige las horas ideales: las peores son en la mañana, ya que muchos empleados todavía pueden estar adormecidos, si las pones cerca de la hora de salida, los atraparás pensando en qué harán al salir del trabajo. El medio día y después de las 3:00 pm son las mejores horas para hacerlas, ya que es cuando las personas tienen mayor energía.
Que solo asistan las personas esenciales: mientras más gente haya en las reuniones mayor será el tiempo y esfuerzo para llevarlas a cabo. En Amazon, Jeff Bezos funciona con base en la regla de las dos pizzas: nunca tengas una junta en la que dos pizzas no puedan alimentar a un grupo entero.
Crea un “banco de ideas”: es fácil salirse del argumento principal mientras avanza la discusión. Si surge algún tema fuera de la agenda pero que es importante, anótalo para poder tratarlo en un futuro.
Haz a los colaboradores partícipes: incrementa la energía escuchando sugerencias de otros porque si se convierte en un monólogo de 20 o 30 minutos, los cansarás rápidamente. Pide feedback para ver cómo puedes mejorar.
Recuerda estos elementos fundamentales y comienza a cambiar el chip dentro de tu organización. Convierte lo que parece un momento tedioso del día a día en una actividad dinámica que le otorgue valor a la empresa.
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