Resolver errores no es sinónimo de avanzar, es solamente una parte obligatoria en el proceso de subsistir, el progreso constante requiere tomar acciones determinadas que generen beneficios en el corto, mediano y largo plazo.
Por Javier Feria Basurto
La mejora continua ha dejado de ser un objetivo del control de calidad para convertirse en un tema imperativo en las empresas. En el mundo de los negocios de hoy, donde todo cambia a una velocidad vertiginosa y el tiempo para planear y capacitarse es escaso, si no mejoramos constantemente nuestros productos o servicios, estaremos fuera de competencia.
Seguir mejorando continuamente es querer hacer las cosas bien en primer lugar y una vez logrado, irlas perfeccionando sobre la marcha para hacerlas aún mejor, pero ¿cómo podemos transmitir esta forma de ver el trabajo a nuestros empleados y funcionarios, así como a nosotros mismos?
Mejorar no es corregir, es mucho más
Para tratar de definirlo mejor, los siguientes 4 niveles podrán ayudarte en este proceso de progreso constante:
1. Detectar fallas o áreas de oportunidad para mejorar, es la primera acción que debe tomarse, además de asegurarse que este “problema” no ocurra nuevamente o que el cambio no resulte contraproducente, lo cual significa que estamos enmendando errores en el proceso.
2. Involucra a todo el personal relacionado en el procedimiento para aportar ideas que puedan determinar de qué forma sería posible realizar el trabajo más rápido, fácil o de manera económica.
3. Implementa mejores métodos para realizar las actividades y mantén continuamente las medidas adoptadas para que los cambios a favor sean constantes.
4. Revisa frecuentemente el procedimiento y ve optimizándolo con el tiempo para acercarte cada vez más a la excelencia.
Parece mentira pero si logramos realizar estos sencillos pasos en los principales procesos de nuestra empresa, seremos cada vez más competitivos y obtendremos mejores resultados. La perfección no se alcanza, por lo que este camino nunca termina, siempre habrá algo que necesite mejorar.
Un proceso que involucra a todo el equipo
El hecho de que algunas personas en la empresa entiendan la mejora continua de forma individual, no implica que esto se convierta en parte de la cultura. Para ello se requiere que cada uno lo asimile, visualice como parte de su actividad diaria y relacione con la organización como un todo.
Esto implica un cambio de mentalidad en la manera de trabajar, que aunque parece sencillo, normalmente no lo es, pues se necesita una actitud positiva y disposición para la colaboración por parte de los empleados.
Si las condiciones no son adecuadas y el equipo de trabajo no se siente valorado e integrado mostrará negatividad ante cualquier variación; lo que influiría directamente en la productividad de la empresa y se reflejaría en el grado de satisfacción de los clientes.
Lo que no se puede medir, no se puede mejorar
Es muy importante definir lo que vamos a calcular y asegurarnos que estas medidas sean relevantes para el resultado final con el consumidor, ya que de otra forma son inútiles.
Las mediciones deben realizarse en todos los procedimientos, pero principalmente en los que agregan valor para el cliente, como son los indicadores de desempeño de los procesos y personal con atención hacia afuera, pues son éstos los que tienen el contacto inmediato con el usuario, y es aquí en donde se impacta directamente el ingreso de la organización.
Todos los análisis se pueden realizar con herramientas informáticas sencillas, como una hoja de cálculo, sin necesidad de ser un experto en estadística; aunque podría ayudar el contar con uno. Lo ideal es que cada persona que participa en los procesos realice los cálculos y sea informado del análisis y resultados para que entienda mejor el proyecto y se involucre más en él.
Para que la mejora continua forme parte de la cultura, depende más de incluir y comprender a las personas que de las mismas herramientas que se utilizan.
Un ambiente favorable que involucre a todos los colaboradores es la mejor manera para implementar cambios positivos que impulsen a la empresa a acercarse lo más posible a la excelencia.
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