Se espera que la firma electrónica continúe creciendo en 2022. La pandemia se convirtió en un parteaguas para la automatización de procesos y al parecer su expansión continuará aún después de esta.
El estudio “Tendencias y adopción de la firma electrónica en las organizaciones mexicanas” realizado por IDC y DocuSign revela que el 73% de las empresas mexicanas actualmente utilizan tecnología de firma electrónica en sus proceso, muestra que la adopción de modelos híbridos de trabajo durante la pandemia impulsó la adopción de esta tecnología como estrategia para asegurar la continuidad del negocio, ya que permite automatizar los procesos de contratación y gestión de documentos.
De acuerdo con el informe, 36% de los encuestados considera que la resiliencia de su infraestructura digital es un tema crítico para enfrentar los desafíos de la pandemia. En este sentido, la firma electrónica ha sido clave para automatizar procesos, flujos de trabajo y aumentar la productividad.
IDC revela que la adopción de la firma electrónica ha aumentado 26 puntos porcentuales en México, de 2020 a 2021. En muchos casos, el uso de la firma electrónica es más común en áreas como recursos humanos (58%), legal o finanzas (45%). Aun así, el 62% de las organizaciones continúan firmando en papel al mismo tiempo.
“La tecnología de firma electrónica se ha convertido en un elemento crítico para mejorar la eficiencia. Al innovar procesos basados en papel, hace más inteligente todo proceso que involucre un acuerdo: no solo la firma de un documento en sí, sino también su gestión, almacenamiento, seguridad, cumplimiento e integración con diferentes procesos y aplicaciones dentro de la organización”, comenta Jaime Morales, vicepresidente Regional de Ventas de DocuSign México.
La razón por la que está aumentando el uso de firmas electrónicas está relacionada con los desafíos que enfrentan las organizaciones mexicanas al momento de gestionar los acuerdos. La mitad (50%) de los encuestados dijo que la generación de documentos requiere mucho tiempo y es repetitiva, mientras que el 33% dijo que es difícil localizar los documentos.
Como toda innovación, la adopción de firmas electrónicas también enfrenta desafíos. De acuerdo con la encuesta, la resistencia cultural (58%) es el principal obstáculo que enfrenta la tecnología de firma electrónica en México. Sin embargo, las organizaciones consideran la facilidad de uso (70%), el cumplimiento (50%) y la mitigación de riesgos (33%) como los beneficios clave que impulsan la adopción de la tecnología.
Adicionalmente el informe revela que el 30% de las organizaciones que han implementado la firma electrónica planean expandir su uso para los próximos cinco años, automatizando una mayor cantidad de procesos, incluidos los flujos de trabajo para documentos.
“Las soluciones de firma electrónica han demostrado su valor para el negocio. A medida que aumente la adopción, los beneficios serán palpables: automatización, experiencia mejorada y mayor seguridad de los datos”, añadió Alberto Arellano, Gerente de Investigación y Consultoría de Telecomunicaciones de IDC.
Finalmente, IDC espera un aumento en la adopción de tecnologías de firma electrónica en 2022, debido a la creciente adopción de modelos de trabajo híbridos. Esto, junto con la necesidad de evitar pérdidas de eficiencia, son factores que impulsarán la implementación de herramientas digitales para asegurar la continuidad y competitividad del negocio.
