Taylor, gantt y otros, contribuyeron a que la administración de proyectos sea una función empresarial destacada que requiere de estudio y disciplina.
Sin duda alguna la administración de proyectos es un concepto que ha adquirido mucha fuerza en las últimas décadas dentro de las cuestiones operativas de las empresas. Sin embargo, muchos desconocen que tiene sus orígenes a finales del siglo XIX y ha ido evolucionando gracias a las atribuciones de diversos personajes que hacen que hoy en día sean más eficientes las organizaciones. Acompáñanos en este interesante recorrido y entérate de quienes han marcado pauta en dicho rubro.
Entre finales del siglo XIX y principios del XX, Frederick Taylor comenzó a realizar estudios detallados. Aplicó el razonamiento científico, demostrando que el trabajo puede analizarse y mejorarse si se centra en partes fundamentales. Antes de sus aportaciones, la única forma de mejorar la productividad era exigir a los trabajadores más esfuerzo y horas de trabajo. Se le conoce como “el padre de la administración científica”.
El socio de Taylor, Henry Gantt, estudió el orden de las operaciones. Sus análisis se centran en la construcción de embarcaciones para la marina durante la Primera Guerra Mundial. Sus famosos diagramas, que contienen barras de tareas y marcadores de hitos, describen la secuencia de duración de todas y cada una. Resultó ser una herramienta tan eficaz que su uso se extendió por más de cien años.
Durante la Segunda Guerra Mundial, los complejos proyectos militares exigieron nuevas estructuras organizativas, de ahí surgen los denominados diagramas de red, también conocidos como diagramas de PERT y el método de ruta crítica; esto permitió mayor control sobre proyectos muy complejos de alto grado de ingeniería.
Fue a finales de los años sesenta, que las empresas comenzaron a observar las ventajas de organizar el trabajo en forma de proyectos. Dicha perspectiva evolucionó aún más cuando las organizaciones empezaron a entender la necesidad de que sus empleados se comuniquen y colaboren entre sí, al mismo tiempo que intercalan su trabajo con diferentes departamentos, profesiones e inclusive, industrias completas. En su libro TheTheory and Management of Systems, Richard Johnson, Fremont Kast y James Rosenzweig describieron cómo una empresa moderna se parece al organismo de un ser humano, con el sistema óseo, muscular, circulatorio, nervioso y demás.
A comienzo de los años noventa del siglo XX, Microsoft Office Project agregó por primera vez líneas de vínculo a la barra de tareas, de manera que la dependencia entre actividades resultaba ser mucho más precisa. Año con año, dicha compañía ha ido realizando mejoras al programa como son las líneas de progreso, las desviaciones, entre otras.
Hoy en día, los preceptos clave de la administración de proyectos están representados por el triángulo del proyecto, un símbolo popularizado por Harold Kerzner en su libro: Project Management: A SystemsApproachtoPlanning, Scheduling, and Controlling.
Durante los últimos años, la administración de proyectos no ha dejado de evolucionar. Hoy por hoy existen dos grandes tendencias que están acaparando la atención en las empresas:
Planeación ascendente:
Tendencia que enfatiza el uso de diseños de proyectos más sencillos, ciclos más breves, colaboración eficiente entre miembros del equipo, participación más sólida de los mismos y toma de decisiones.
Planeación descendente y revisión:
Esta tendencia se caracteriza por la toma de decisiones en toda la empresa sobre la cartera de proyectos que una organización debería tener y por permitir que las tecnologías de minería de datos hagan más transparente la información.
Tipos de herramientas de gestión de proyectos
Existen diferentes tipos de aplicaciones destinadas a la gestión, ya sea de uso individual o grupal, hoy en día es fácil encontrar diversas herramientas o software que nos ayudan a mejorar nuestra administración. Las principales herramientas se dividen en tres tipos:
· Las básicas de gestión de proyectos, la mayoría incluyen cosas como las tareas, equipos y metas. Algunas incluyen características adicionales como el tiempo de seguimiento y facturación.
· También existen las wiki basadas en Project Management.
· Por último, el software de monitoreo de tiempo. Son aplicaciones que sirven para hacer seguimiento cronológico del desarrollo del trabajo o simplemente para medir la productividad.
Ejemplos de software en administración de tareas:
· Mindmapper. Dispone de todo tipo de opciones visuales para organizar y establecer jerarquías y elementos.
· TRAC. Es una aplicación de gestión de proyectos que se basa en la funcionalidad wiki. Es la más popular y destaca por su facilidad para el seguimiento de errores. También incluye un navegador de la subversión, línea de tiempo, seguimiento de entradas, hoja de ruta, etc.
· WorkMeter. Recolecta de forma automática información sobre el uso de las herramientas tecnológicas y permite obtener datos objetivos sobre actividad, desempeño laboral, concentración, fragmentación, gestión del tiempo.
· Orchestra. Su interfaz de usuario está pensada para ser lo más sencilla posible. Tiene disponibilidad para Iphone.
· Asana. Aplicación de GTD enfocada en la rapidez y la productividad. Puedes hacer combinaciones de teclas en tiempo récord. Funciona a través del navegador web. En iOS hay una aplicación.
Dada la complejidad de las organizaciones en un entorno globalizado, la administración de tareas se presenta como una alternativa viable para obtener un mayor control de los procesos en los cuales se encuentran los proyectos. La gestión de este tipo procura siempre el máximo aprovechamiento de recursos mediante la utilización eficiente de los mismos, lo cual se traduce en reducción de costos y tiempos. Planeación, organización, dirección y control son las principales bondades que se obtienen mediante la implementación de este tipo de estrategias.
Es así que la administración de proyectos se ha convertido en la piedra angular de distintos procesos operativos, dejando en claro que la organización, división de tareas y colaboración, son indispensables para lograr los objetivos planteados por las empresas.
