Tienes varias juntas durante el día, si no comienzan a tiempo corres el riesgo de perder información valiosa de las otras. ¿Qué harás para llegar puntual a la siguiente?
Por Redacción TNE
Llegas a la hora programada para la reunión de trabajo y cinco o diez minutos más tarde todavía no comienza y encima de esto tienes otra una o dos horas después. La situación se complica si requieres trasladarte de lugar y transitar por las calles atestadas de tráfico en horas pico, aunque ya no se le pueden llamar así porque pareciera que en cualquier momento del día el congestionamiento vehicular hace de las suyas.
¿Cómo debes de organizarte? Mejor aún, ¿cuál debe ser tu plan de acción para salirte de una junta cuando realmente sea necesario, ya sea por un asunto de trabajo o si se presenta una emergencia?
Avisa que tendrás que retirarte
En el mejor de los casos lo ideal es avisar al encargado de dirigir la junta y comentarle que tendrás que retirarte en determinado momento; si la reunión se agendó con anticipación pídele a la persona reunirse contigo unos minutos antes de que inicie con la intención de compartir tus puntos y pensamientos.
Si la sesión se organizó de último momento ten la cortesía de notificarlo antes de que comience. Si no son muchos los asistentes, discúlpate con ellos por no poder quedarte hasta concluir la reunión. En la medida de lo posible puedes pedirle a un compañero que tome nota de los temas importantes que se presenten en tu ausencia, considera que los presentes deben estar enterados, así demuestras un interés genuino.
Deja una nota si empieza tarde
Llegaste temprano, pero pareciera que los tiempos de los demás no son los tuyos y la junta se retrasa, por ende toda tu agenda también se recorre, sobre todo si en la oficina existe el tiempo de tolerancia de 10 ó 15 minutos. Si quien pidió realizar la reunión no se ha presentado pasados los cinco minutos de la hora acordada, deja una nota donde asumas que se canceló la junta, y en la que especifiques que estuviste a tiempo y que la reunión no estaba lista para iniciar. Es importante respetar los tiempos porque todos tienen cosas que hacer o en su caso notificar cualquier retraso.
Reúne tus pertenencias antes de salirte
Bajo el supuesto de que debas abandonar la junta una vez comenzada, prepara silenciosamente tu computadora, libreta, plumas y demás objetos, antes de avisar a la persona tu intención de retirarte. Si lo haces después y de manera precipitada, distraerás aún más a los presentes.
Adicionalmente, si la agenda contempla un receso, espera a que se llegue la hora para tomarlo y aprovechar el momento para retirarte.
Colócate cerca de una puerta de salida
Dos cosas ocurren cuando llegas temprano: por un lado, demuestras que le das importancia a la junta, ya sea si es pequeña o si se trata de un auditorio a donde asisten todos los colaboradores de la empresa. Por el otro, cuentas con la oportunidad de ubicarte en un lugar donde, cuando tengas que retirarte, no llames demasiado la atención.
Levanta la mano
Si ya te encuentras en medio de la sesión y debes abandonar, lo primero que hay que hacer es contactar visualmente con quien dirige la junta, una vez que las miradas se crucen, levanta el brazo despacio y espera a que te dé la palabra sin interrumpir; cuando lo haga notifica que debes retirarte. En caso de que te dé la espalda interrumpe de forma educada, discúlpate por hacerlo y sal del lugar de la forma más desapercibida posible.
Separa un día para las juntas
Si quieres evitarte situaciones incómodas, lo mejor que puedes hacer es tener mayor control de tu calendario. En la medida de lo posible, establece horarios específicos en donde estés disponible para agendar reuniones; por ejemplo, las tardes del lunes o del miércoles. Sin embargo, no es recomendable que sean en viernes, éste día debes dejarlo libre con la finalidad de sacar pendientes y no estar el domingo por la tarde o noche estresado por lo que viene para la semana siguiente.
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