Acrecenta la habilidad para realizar distintas tareas a fin de ser más productivo sin caer en distracciones.
El mundo actual es dinámico y lo mismo ocurre en el entorno laboral donde deben realizarse diversas actividades, atendiendo solicitudes en el momento en el que surgen. Cuentas con las mismas 24 horas que muchos de los dueños de negocios más exitosos del mundo, y si ellos pueden estar en la cúspide, por lo menos tú puedes desempeñar mejor tu trabajo.
La polémica del término “multitasking” deriva del hecho en el cual el cerebro no puede realizar dos actividades simultáneamente. Más bien debe entenderse como una alternancia entre tareas, proporcionando una sensación de progreso.
Realizar diversas funciones no significa que debas trabajar más duro, por el contrario, requieres ser más inteligente. No se trata simplemente dejar que un alud de pendientes se venga encima para luego sentirte abrumado y agotado. Para evitarlo necesitas gestionar mejor tu tiempo y no exponerte a distracciones (contestar mensajes de Whatsapp o revisar redes sociales).
Como cualquier otra actividad, sólo se mejora con la práctica. Si continuamente entrenas para turnarte entre dos o más tareas simultáneamente, mejorarás con el paso del tiempo. La clave está en saber definir las labores o proyectos prioritarios y tener la capacidad de suspenderlos momentáneamente, a fin de atender otros de igual o menor importancia pero que deben quedar resueltos.
Combinar diversas actividades es parte de la vida, pero si tienes una lista con 10 o más temas prioritarios, entonces no tienes prioridades.
Crea una estrategia
Ten presente que es inevitable realizar diversas tareas durante una jornada laboral. ¿Cómo poder con el multitasking?:
- Planea con anticipación: no todas las actividades pueden ejecutarse imultáneamente, pues no necesariamente son compatibles entre sí; agrupa aquellas que lo sean, así será más fácil cambiar de una a otra. Define cuales son a las que les destinarás tiempo específico para realizarlas sin alternar y las que podrás combinar con otras. Si es posible contempla comidas, traslados, horarios de ejercicio y contratiempos.
- Dirige tus esfuerzos: ya sea que tengas un negocio o un puesto de trabajo, pregúntate cuáles son las prioridades. Enfocarse en una actividad requiere de apartar tiempo para llevarla a cabo sin distracciones. Una vez que la concluyas puedes pasar a otra. Si es necesario define horarios y lugares específicos a fin de no ser interrumpido o no distraerte, ya sea por compañeros de trabajo o dispositivos. Recuerda que lo importante no puede comprometerse.
- Ajusta tu mentalidad: una vez que finalices una tarea ya no pienses en ella, pues afectará tu concentración en la siguiente. Cierra círculos para evitar que tu desempeño se vea afectado, ya que pensar en los pendientes puede desconcentrarte e impactar en la calidad del trabajo que pretendes entregar. Por ejemplo, si ya terminaste de redactar y revisar el informe, pásalo a una carpeta de “tareas concluidas” y concéntrate en lo que sigue.
- Prepárate para los imprevistos: en el momento en el que surja un pendiente hazte tres preguntas: (1) ¿es importante? Considera si está relacionado a tus funciones y/o depende de ti; (2) ¿es urgente? Si lo es, haz una pausa en lo que haces, resuélvelo y vuelve a tu tarea anterior o prográmalo para después; (3) ¿Lo puedes delegar? Las responsabilidades menores pueden trabajarse paralelamente o si es necesario pídele a alguien más que las atienda.
- Haz reboot mental: después de dos o tres horas realizando distintas labores, enfócate en una sola actividad, evitarás saturar tu cerebro de información. Toma descansos, pueden ser 10 minutos a media mañana y otros más durante la tarde. Sal a caminar, siéntate al aire libre o medita. Haz lo que quieras durante este tiempo. Si no puedes, por lo menos aprovecha cada que vas al baño o a tomar agua para refrescar tu mente.
Es vital tener descansos regulares para funcionar en situaciones de alto desempeño. Ser habilidoso a la hora de realizar diversas actividades en la organización puede impactar positivamente en la productividad, ya que una persona puede llevar a cabo las funciones de dos o tres empleados.
Mejor aún, tienen más probabilidades de salir adelante en condiciones de alta presión, siendo exitosa en lo que haga.
El multitasking permite enfocarte en lo que realmente tienes que hacer, sin perder el tiempo o aceptar otras actividades que no son tu responsabilidad.
En el mejor de los casos no lo haces de manera compulsiva, sino porque sientes la pasión y estás comprometido con la búsqueda del éxito de la organización. Pero cuidado, los excesos afectan.
Busca el equilibrio
Si en la época actual no cuentas con habilidades de multitareas, corres el riesgo de no cumplir con los objetivos, no entregar a tiempo lo que se te pide y, en el peor de los casos, hasta perder el trabajo.
No hay duda que habrá días en los que deberás ejecutar distintas tareas en poco tiempo, pero procura siempre encontrar un balance a fin de enfocarse en lo importante y en tener el suficiente descanso, a final de cuentas así es como repones energía para mantenerte productivo.
Encuentra un equilibrio que te permita dar lo mejor de ti a la hora de ejercer tus funciones, administra tu tiempo eficientemente, aprende a decir “no” cuando consideres que lo que se te pide no va de acuerdo a tus responsabilidades. No temas en pedir ayuda cuando así lo requieras, al final del día no puedes hacerlo todo.
Organizarte contribuirá a incrementar la productividad manejando volúmenes de trabajo variables sin afectar la calidad.
Si estás en un nuevo puesto, podrás sobrellevar los vaivenes del día; con el paso del tiempo asumirás más responsabilidades, mejorando tu crecimiento y desarrollo profesional.
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