Los correos electrónicos no paran de llegar, adminístralos con el fin de que no sean un impedimento para logra tu trabajo sin afectar la productividad. Que no devore tu tiempo, organízate y ordena eficientemente tu eMail y la forma en que lo gestionas.
Evalúa para cada caso y decide:
- Contestarlo inmediatamente: utiliza la regla de los dos minutos; si toma menos de este tiempo leer y contestar, hazlo en el momento y libérate.
- Asignarlo como pendiente: si conlleva una tarea prográmala en tu agenda o en una lista de pendientes (comprometiéndote a solucionarlo más tarde)
- Archivarlo: los que contengan información que te servirá después, clasifícalos en unas cuantas carpetas según su temática; así podrás localizarlos fácilmente y leerlos con mayor detenimiento.
- Eliminarlo: mantén vacía tu bandeja de entrada, destruye lo que no te sirva y envía a la carpeta de spam los que ya no quieres recibir más.
Asigna tiempos para leer y responder
- Establece un horario para consultar la bandeja de entrada. (Ej., a las 9:00, 13:00 y/o 17:00 horas).
- Si es necesario cierra la puerta y no admitas interrupciones.
- Desactiva las notificaciones o programa tiempos específicos para recibirlas, no cada vez que entre un nuevo mail.
Sé eficiente en la gestión del correo:
- Reduce las suscripciones a newsletters, el resto prográmalos para que llegue a una carpeta especial o a otra cuenta de correo que puedas revisar con más tiempo.
- Para mensajes cortos escríbelos en el “Asunto”
- y aprovecha la opción de Fin de Mensaje (FDM o EOM, en inglés) que se coloca al final del mismo; así sabrás que no es necesario abrir el correo. Comunícalo a tus colaboradores y gente cercana para que realicen lo mismo.
- Solicita a tu equipo de trabajo que los mensajes enviados no excedan dos párrafos de longitud y sean directos en el tema a tratar.
Considera que no todos los correos recibidos son importantes y que hay asuntos que deben tratarse con una llamada telefónica.
Empieza hoy a recobrar todo ese tiempo al organizar efectivamente tu eMail y dedícalo a otras actividades que te generen valor.
