Muchas veces preferimos enviar emails debido a su conveniencia, pero en ocasiones debes estar consciente que la mejor manera de comunicarte es a través del teléfono y viceversa.
Por Redacción TNE
Estás en tu oficina y necesitas recabar cierto tipo de información de los miembros de tu equipo de trabajo: ¿qué es lo que decides hacer? ¿Acaso envías un mensaje masivo para que todo mundo lo lea con la preocupación de para cuándo lo leerán? o ¿dedicas una llamada telefónica para asegurar el contacto directo con el detrimento de que estás gastando tiempo valioso que podría ser mejor aprovechado?
¿Es uno mejor que el otro? Todo depende de la situación en el cual los quieras emplear. Mientras el correo electrónico puede enviarse a una gran cantidad de personas a la vez, es mucho más fácil de ignorar y si bien la llamada es ideal para expresar ideas con mayor facilidad y para formar relaciones, también puede romper con el flujo de trabajo de la persona que se está contactando, ya que requiere un mayor esfuerzo.
Los momentos adecuados
La forma en que nos comunicamos debe hacerse con la menor cantidad de interrupciones posibles. Por ejemplo, los emails son mejores para compartir fragmentos de información rápida que no necesitan una respuesta; sin embargo, si las cosas no son claras, se habrá perdido un mayor tiempo enviando más de ellos que si se hubiera llamado en primer lugar.
Elige sabiamente que herramienta utilizar dependiendo de lo diversos factores:
· Tiempo y hora: las tasas de conexión del teléfono aumentan a medida que avanza el día y la semana. En otras palabras, es más probable que una persona responda a media tarde los martes en adelante. Entre una y dos de la tarde es muy probable que no encuentres gente en sus asientos debido a sus horas de comida.
Un tip que puedes tomar en cuenta es enviar emails 10 minutos antes o después de que se cumpla una hora, ya que el momento coincide con la gente entrando o saliendo de juntas y pueden estar revisando sus mensajes para matar el tiempo.
· Tu audiencia: si la persona que estás contactando es alguien que conoces bien o es un ejecutivo con una secretaria, una llamada bastará. Si intentas comunicarte con alguien que sabes que constantemente se encuentra lejos de su escritorio o todo un grupo de personas, un correo electrónico podría ser más adecuado.
· El mensaje: es importante estar consciente de lo que quieres transmitir ya que en definitiva es mejor hablar con alguien directamente si el recado es personal. Por ejemplo, discutir un problema familiar o pedir una disculpa se sienten mucho menos humanos si los entregas por escrito ya que no se puede apreciar la emoción.
· La situación: cuando desees un registro de lo que se dijo, para volver a consultarlo más adelante, proporcionar documentación de lo que se está discutiendo o si algo es tan complicado que se requieren de detalles por escrito, lo mejor es enviar un mensaje escrito.
· El buyer persona: la preferencia de la forma de comunicarse de a quien te estás dirigiendo también juega en gran medida. Por ejemplo, estudios recientes1 revelan que los Millennials prefieren comunicarse por correo electrónico. Profesionales en roles orientados al servicio al cliente están más dispuestos a hablar por teléfono, porque eso es a lo que están acostumbrados. Por último, aquellos en las industrias más tradicionales suelen estar acostumbrados a las llamadas.
Mientras el correo permite atender las cuestiones en tiempo de mayor conveniencia, el hablar con alguien siempre le aportará el lado humano a las interacciones. Hoy en día ambas formas de comunicación son muy importantes para la oficina y fuera de ella, por lo que encontrar la mezcla ideal de ambos métodos es esencial para alcanzar altos grados de eficiencia.
Referencias:
1Adobe Email Consumer Survey
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