Contar con colaboradores que trabajan desde cualquier parte del mundo incrementa la capacidad de adaptación de la empresa, sino también la retención del capital humano.
Las empresas hoy tienen que pensar en consolidar una fuerza laboral distribuida, más que un esquema de home office. Mientras la primera se refiere a una mentalidad de toda la organización, la segunda se enfatiza en el individuo trabajando a distancia. Por ende, las organizaciones requieren entrar de lleno a realizar sus actividades sin importar donde se encuentren los colaboradores.
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Bajo dicho modelo, los empleados trabajan de tiempo completo o de forma parcial según las necesidades de la organización. Mientras que algunos tienen la posibilidad de acudir a las oficinas ciertos días de las semanas, otros pueden encontrarse en algún otro punto geográfico de la Tierra.
Por otro lado, la fuerza laboral distribuida en las empresas, más allá de una presencia física, funciona a partir de un compromiso mental, impulsado por altos niveles de engagement desde donde se ubique. Además, los colaboradores se comprometen con la organización y los equipos a fin de lograr los resultados.
Trabajando desde todas partes
Además de generar ahorros tanto para la compañía como los empleados, ya sea en consumo de energía, transporte, alimentos, entre otros, la fuera laboral distribuida presenta al menos cuatro ventajas clave:
- Incrementa la eficiencia: cuando las personas tienen la facilidad de hacer las cosas a su manera y de acuerdo con sus tiempos, su moral se eleva. De esta manera logran mejores resultados gracias a la flexibilidad que experimentan en los horarios.
- Facilita acceso a skills: es posible contratar a empleados que cumplan con los requisitos y conocimientos adecuados sin tener que pensar en fronteras, traslados y cambios de residencia a donde se ubican las oficinas centrales. Por otro lado, disminuye el riesgo de fuga de talento en caso de que la empresa se reubique. En consecuencia, aumenta la retención.
- Mejora la concentración: aumenta la optimización de tiempos al reducir las juntas que realmente no son necesarias, reduciendo a una videollamada de unos cuantos minutos para tratar temas importantes. De igual manera, se reduce el ruido y otras distracciones que impactan en la productividad.
- Aumenta la inclusividad: los nuevos colaboradores pueden tener distintos perfiles culturales, así como otras habilidades que enriquezcan el talento. Así también es más fácil que individuos con alguna discapacidad que complique el hecho de que puedan estar presencialmente en la oficina.
No hay duda de que los colaboradores ubicuos tiene mayor potencial de aportar a la empresa, con mayores niveles de productividad e innovación, por mencionar algunos ejemplos.
En una nueva normalidad, las empresas necesitan adaptarse a formas de trabajo híbridas, incluso considerando distintos husos horarios. ¿Cuáles son las mejores prácticas para consolidar una fuerza laboral distribuida efectiva y enfocada a cumplir objetivos?
- Contar con check-ins y juntas recurrentes
Más allá de donde se encuentren los miembros, es importante asegurar una comunicación fluida. Por lo tanto, es necesario agendar reuniones virtuales breves en la mañana para estar todos en sintonía con los pendientes, así como correos electrónicos al final de la jornada para comunicar avances.
Cabe aclarar que estas reuniones deben tener un propósito claro, no nada más es hacerlas porque sí. De lo contrario se pierde tiempo que podría usarse en otras actividades de mayor relevancia o pueden generar la impresión de que solo sirven para estar “detrás” de los colaboradores, vigilándolos.
- Integrar la tecnología adecuada
Mantener la productividad de la fuerza laboral distribuida implica contar con las soluciones que contribuyan a lograrlo. Es necesario que los equipos de trabajo puedan realizar sus actividades de forma eficiente, optimizando tiempos y recursos, además de coordinarse de manera efectiva a fin de evitar malentendidos que generen complicaciones.
Algunas de las herramientas más conocidas para gestión de proyectos u otras tareas son: Asana, Slack, Google Drive, Trello y Zoom, por ejemplo. Lo importante es escoger la que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y cuente con las funciones relevantes. De no hacerlo, es posible invertir dinero en algo que al final no será aprovechado al máximo.
- Establecer objetivos claros
Los colaboradores requieren estar en la misma página, tanto entre ellos como hacia la organización en general. Dado que laboran a distancia, es fundamental que actividades tengan propósitos bien específicos, medibles, cumplibles, relevantes y con tiempos establecido. En otras palabras, que sean SMART. De igual manera, vale la pena que estén conscientes de que en cualquier momento pueden pedir ayuda o ver cómo mejorar su desempeño.
Relacionado con lo anterior, es vital motivar a los empleados. No todo tiene que ser trabajo, por lo que vale la pena organizar alguna sesión virtual para romper el hielo y salir de la rutina. Considera que, al laborar remotamente, puede haber ocasiones en las que se sientan solos o desaminados, así que alentarlos de vez en cuando no estará de más.
- Monitorear actividades y productividad
Dado que no es factible terminar el día y ver avances con suma facilidad, resulta relevante contar con herramientas para gestionar. Así, cada integrante puede ver qué hacen los demás y cuál es el estatus de los entregables. Además, permiten coordinarse en tiempo real para ajustarse a cambios imprevistos, ahorrando tiempo en llamadas.
Por otro lado, evaluar la productividad es más sencillo para detectar áreas de oportunidad e incrementar la colaboración entre los miembros de los equipos. Si uno está batallando para concluir una actividad, quizá otro pueda apoyarlo a fin de evitar retrasos que pongan en jaque el cierre del proyecto.
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Consolida una fuerza laboral distribuida efectiva para mantener alta la productividad en tu empresa. De esta manera, estarás más preparado para enfrentar situaciones adversas que pueden presentarse en cualquier instante.
