Sin importar su tamaño, lograr mantener a una empresa lo más esbelta posible en sus procesos y estructura resultará en una mayor rentabilidad y agilidad para atender a tus clientes.
Hasta hace algunos años la definición de un proyecto exitoso tenía que ver con el cuidadoso equilibrio del denominado “triángulo de la felicidad”: entregar a tiempo, dentro del presupuesto y con calidad.
Ésta era la fórmula que todo buen gerente de proyectos anhelaba en su desarrollo.
Desafortunadamente, algunos de estos modelos cuantitativamente exitosos al final desarrollaban productos que no satisfacían en realidad una necesidad de negocio o —peor aún— no consideraban el bienestar del usuario.
Esto no necesariamente era malo, al fin de cuentas nuestros marcos de referencia estaban basados en modelos predictivos, soportados por estructuras organizacionales verticales, donde alguien siempre tiene la razón o la responsabilidad de hacer que las cosas sucedan.
¿Dónde quedaban los ajustes? Los cambios eran impensables porque se había dedicado tiempo, dinero y esfuerzo en tener la más adecuada planeación, análisis de requerimientos, arquitectura y estimación desde el inicio. Entonces ¿qué podría salir mal como para necesitar una modificación?
Hoy el panorama es diferente: el mercado es altamente dinámico. Los usuarios, que son nuestros clientes, tienen información en tiempo real al alcance de la mano, saben lo que quieren y ahora van por más.
Con suerte, nuestros marcos de referencia también están mutando: actualmente se habla de desarrollos Agile, Lean-Startups y organizaciones líquidas. Esquemas que lejos de ser excluyentes entre sí, se complementan y su constante es la respuesta al cambio; el poder enfrentarlo y adaptarse a éste les da una ventaja competitiva. Adaptativo es el nuevo predictivo.
Una Lean-Startup busca maximizar el valor entregado a través de ciclos cortos de ejecución, validación y aprendizaje, de tal manera que después de cada etapa ejecutada, la organización tiene oportunidad de optimizar sus procesos y ser a su vez más productiva.
El origen de Lean se encuentra en la industria manufacturera, donde el proceso creativo es altamente automatizable. Optimizarlo seguramente viene de la mano de estudios de tiempos, movimientos, calibración y actualización de máquinas, así como de herramientas.
¿Cómo se logra una Lean- Startup en una industria donde la fase creativa es realizada mayoritariamente por humanos? ¿Cómo ajustas y actualizas la estructura de pensamiento y patrones aprendidos? ¿Androides? Sí, posiblemente en un futuro no tan lejano, pero aún no llegamos a ese punto.
Este modelo busca entregar el mayor valor a la organización en el menor tiempo posible, que permita además ser sustentable (repetible). El proyecto de gestión de cambio debería estar fundamentado en la premisa anterior y soportada por acciones clave en cada una de las siguientes áreas existentes en toda empresa: liderazgo, cultura organizacional, flujo de trabajo e innovación y mejora.
Liderazgo sistémico
Una pregunta frecuente al iniciar una Lean-Startup es, ¿a qué nivel y qué tan involucrada debe estar la capa de liderazgo en la empresa? La respuesta siempre suele ser la misma, en los altos cargos e incluso en todos los que ayuden a obtener los mejores resultados.
Sólo los mandos directivos pueden liderar el cambio en la organización e inspirar a través de comunicar una clara visión del futuro, además de motivar al trabajador con tareas alineadas a una misión común y fomentar una cultura de aprendizaje continuo.
El liderazgo debe tener una visión sistémica de la organización no se puede optimizar el proceso a medias, todo cambio impacta en más de un área y debemos estar conscientes y ocupados en ello. Sin ser una sorpresa, uno de los primeros puntos susceptibles a optimizar reside en quien ejerce el papel de líder.
La fase de toma de decisiones suele convertirse en una buena fuente donde se pueda reducir tiempo muerto. El delegar este proceso implica desarrollo y motivación en el equipo.
La cultura como una variante
Para una Lean-Startup el “cambio de chip” es primordial y se vuelve un reto común, la pregunta es cómo lograrlo. Recuerda que el proceso creativo es realizado por personas y no por máquinas.
El transformar la cultura es un resultado de una empresa exitosa, no un pre-requisito; es decir, la metamorfosis se da hasta el final del proceso, ya que para alterar la personalidad de la organización, primero hay que cambiarla.
Entonces la evolución es total, se introducen nuevas prácticas que generan un beneficio palpable para los usuarios de manera que las viejas usanzas dejan de ser atractivas y caen en desuso por conveniencia del usuario.
Equilibrio en los flujos de trabajo
Una Lean-Startup requiere de ese movimiento constante de trabajo que propicie una cadencia (que hace los eventos predecibles), y una sincronización (la cual empuja a que los sucesos ocurran al mismo tiempo) de actividades en ciclos; evitar paros y reinicio de actividades en el proyecto, que rompen el ritmo de la operación, produciendo desperdicios.
El proceso se debe optimizar de manera que se encuentre un balance entre la cantidad de valor entregado en el tiempo (ciclo) contra el nivel óptimo de utilización de la organización (productividad), de manera que este equilibrio sea autosustentable en el tiempo. Una buena forma de controlar la simetría entre valor y productividad es el de optar por definir el mínimo producto viable (MVP) para limitar el tamaño de la tarea y el registro de la cantidad de trabajo en proceso (WIP). Porciones pequeñas son sinónimos de control y eficiencia.
Ciclos de innovación y mejora
La innovación viene del productor y la validación del consumidor. Una Lean-Startup debe fomentar la cultura de la invención, destinando tiempo y espacio para la creatividad como objetivo.
A través de los ciclos de trabajo y aprendizaje, la organización puede tomar decisiones con base en datos reales, identificar causas de problemas, proponer mejoras con visión de sistema y retar constantemente el statu quo.
Adicional a las acciones y áreas primordiales anteriormente señaladas, existen marcos de referencia metodológica como SAFe (Scaled Agile Framework) que combinan e integran patrones de desarrollo Lean-Agile, que pueden incrementar el nivel de certeza en tu próxima Lean-Startup.
Así es como evolucionó la definición de un proyecto exitoso dentro de los negocios por medio de la adaptabilidad. Se mantienen las entregas a tiempo mediante la optimización de procesos, además se respetan los presupuestos y se entrega alta calidad de forma sustentable; todo considerando la necesidad real del negocio, así como el bienestar de los consumidores finales. Actualmente, adaptabilidad es sinónimo de rentabilidad.
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