El éxito de las empresas y de sus proyectos depende de que los miembros de la organización los hagan suyos y se ajusten a las nuevas formas de trabajar; esto no suele ser fácil ante la resistencia de quienes se oponen.
Hoy en día, la tecnología es el factor que está llevando a las empresas a modificar sus modelos de negocio y el elemento facilitador de este cambio.
La inteligencia artificial, la automatización de procesos, la tecnología cognitiva, las plataformas en la nube, las aplicaciones móviles y los nuevos sistemas administrativos y de gestión; son algunos de los aceleradores que las organizaciones buscan implementar para aumentar su productividad y rentabilidad, con el fin de ser más competitivos y así permanecer en el mercado.
Sin embargo la adaptación al cambio que exige la adopción de las nuevas tecnologías y sistemas es en la mayoría de las organizaciones un proceso doloroso, lento, caro, que consume recursos y que finalmente no logra los objetivos planteados en la empresa para justificar la inversión.
Lograr que los colaboradores se tengan la capacidad y disposición de adaptación al cambio es un reto para cualquier empresa, aun para aquellas que se mueven de manera ágil. Esto se debe generalmente a que las organizaciones invierten en todas estas innovaciones sin integrar de manera inteligente los procesos, la tecnología y la gente, sin acompañar a la implementación con un programa amplio de administración del cambio.
Un porcentaje alto de este tipo de esfuerzos fallan y muchos más no logran los beneficios esperados debido a la resistencia de los colaboradores para adoptarlos. Según datos del Corporate Leadership Council™ (CEB), 57% de las compañías experimentan una baja en su productividad durante y después de las implementaciones tecnológicas, 41% enfrenta una disminución en la moral de sus colaboradores y 70% de los procesos de transformación organizacional fracasan.
Establecer esta nueva forma de trabajar trae beneficios tangibles a las organizaciones como: causar una menor disrupción al “bienestar” organizacional durante la transición, contar con personal dispuesto y capaz para instrumentar y desarrollar habilidades en los colaboradores con el fin de enfrentar variaciones futuras.
Existen cuatro principios básicos sobre el cambio que deben guiar los esfuerzos de su administración en los procesos de implementación de nuevos sistemas:
- Es personal: cada individuo reacciona de manera diferente a lo desconocido: ansiedad, felicidad, miedo, amenaza, hostilidad, aceptación, resistencia, incredulidad y prueba; son algunas de las reacciones expresadas por los empleados ante estas situaciones. Asimismo, es posible recibir una alteración de este tipo tanto de manera racional o emocional.
- La gente necesita saber las razones y objetivos por los que se lleva a cabo: algunas cuestiones son: ¿por qué la empresa está implementando este nuevo sistema?, ¿cómo va a afectarme en los procesos y tecnología?, ¿qué haré distinto?, ¿qué voy a ganar y qué puedo perder?, ¿cómo va a ser el proceso de implementación?, ¿quiénes van a participar? Las respuestas determinan en gran medida la decisión de los empleados de alinearse o resistirse a él.
- Los líderes deben mostrar el camino: no es suficiente con que lo patrocinen. El liderazgo debe ser visible, presente y vocal al comunicar la necesidad y dirección del cambio; también debe ser el modelo de los comportamientos esperados, motivarlos, y estar disponible para escuchar las respuestas y reacciones de los empleados.
- Es situacional: las iniciativas de gestión deben reflejar el contexto y la cultura de la empresa.
La adopción exitosa de nuevos sistemas requiere un enfoque proactivo y estructurado con acciones clave de administración del cambio:
- Volverlo claro: articular la visión y el caso de negocio para la implementación del nuevo sistema, alinear a los líderes alrededor de ésta, estableciendo con claridad la necesidad del mismo, definiendo los principios de diseño y el plan general de ejecución.
- Comunicarlo: informar la visión del cambio a la organización, en particular a los usuarios del nuevo sistema, y crear un entendimiento de sus impactos y de las nuevas capacidades requeridas.
- Hacerlo real: transformar la visión del objetivo en una realidad para las personas de la organización, definiendo lo que significa para ellas, las ventajas y beneficios que obtendrán con la utilización del nuevo sistema.
- Llevarlo a cabo: mover a la organización hacia el estado deseado, capacitando a los colaboradores y dándoles las herramientas requeridas para que estén listos para trabajar con los nuevos procesos y sistemas.
- Lograr que perdure: asegurar que existan las capacidades organizacionales para que sea sustentable a largo plazo y que se obtengan los beneficios esperados del nuevo sistema, medir su adopción, mitigar los riesgos asociados y ejecutar un modelo de mejora continua.
La efectividad de la adopción de nuevos sistemas en las empresas varía en gran medida en función de su alcance, complejidad y del beneficio percibido por los empleados durante su ejecución.
Por esto, partiendo de una buena selección del software requerido, y conformando un equipo que cuente con capacidades de mejora de procesos, conocimiento del sistema, buenas prácticas de implementación y administración de proyectos.
Una buena gestión de cambio garantiza que los empleados estén informados y con una actitud positiva para trabajar con el nuevo sistema instrumentado.
