Por Redacción TNE
¿Qué debemos tener en consideración al momento de escribir un correo electrónico?
Seguro te ha pasado que enviaste un mail para preguntar por algún trabajo; enviaste tu CV a distintas empresas y solo unos cuantos son respondidos. Llega un momento en que la frustración se apodera de ti. ¿Qué es lo que puedes hacer para mejorar las posibilidades de recibir respuesta? No solo para cuestiones laborales, sino en general. Aquí te compartimos algunas ideas que pueden ayudarte.
La diferencia entre “Para:”, “CC:” y “CCO:”.
Cuando empezamos a redactar un nuevo correo, estos son los campos que primero hay que llenar. Tienen su función y no deben de ser utilizados de manera indiscriminada.
El “Para:” se refiere al destinatario principal de nuestro correo; es el interlocutor del cual se espera una respuesta. Pueden ser varios, pero solo son aquellos a los que va directamente el mensaje.
Por su parte, en el “CC:” van los mails de aquellas personas que deben de estar enteradas de la información, más no tienen la obligación de contestarlo, a menos que sea necesario.
Mientras que en la casilla de “CCO:” va la dirección de aquella persona a la que se le envía una copia oculta sin que las demás se enteren.
Es importante tener en cuenta cómo se difunde la información, quiénes deben estar enterados y quiénes no.
El asunto
¿Qué te trae por aquí? Como cualquier título, el campo de “Asunto” debe de ser llamativo, pero sobre todo, conciso para llamar la atención. Evita que sea largo y que no exceda las cuatro o cinco palabras; que se relacione con el contenido del correo. A nadie le gusta que lo engañen y tampoco abrir correos que no captan la atención.
Mensaje claro, conciso y directo
¿Cuántos correos recibe el director de una empresa o el departamento de Recursos Humanos solicitando información de alguna vacante? Seguramente cientos de mails.
En el cuerpo del texto tienen que cuidarse, primero, tres elementos: redacción, ortografía y sintaxis, pues contribuyen a que se comprenda bien. Por otra parte, el saludo debe de ser atemporal. Por ejemplo, “Buenas tardes, (nombre de la persona a quien se dirige el correo:”.
Por su parte, el mensaje debe de ser corto, abordar ideas esenciales de lo que se quiere decir. Evita rodeos.
Procura que en la firma del correo se incluyan datos de contacto esenciales que permitan identificar a quien lo envía.
¡Hasta pronto!
Cuida la despedida, quizá por la prisa es algo que se pueda pasar por alto y simplemente se la da “Enviar” a la correspondencia. Procura mostrar cordialidad y agradecimiento. “Agradezco de antemano su respuesta” o “Quedo al pendiente” son buenos ejemplos. No es recomendable despedir el mail con “Saludos cordiales”, pues ya se expresó la cortesía al inicio del correo.
Ahora que si eres quien debe de responder el correo, procura hacerlo de manera inmediata. Si en tu caso te apegas a un horario para contestar correo en la mañana, medio día o tarde, no dejes que pasen más de 24 horas para hacerlo; es por cortesía al remitente, además de notificar que recibiste el correo.
Evita…
Emoticones. En un ambiente laboral debe de mantenerse un profesionalismo, a menos que la cultura laboral dentro de la empresa sea distinta a lo común.
Mayúsculas. Éstas denotan agresividad, pues quien lo lee puede imaginarse a su interlocutor gritando.
Con estos consejos esperamos contribuir a que mejores tu habilidad para escribir correos que tengan mayor potencial de recibir respuesta.
