El uso de analíticas ayuda a las empresas a tomar decisiones de ventas, costos, gastos y precios, entre muchas otras cosas que sirven para mejorar la rentabilidad de un negocio.
Las analíticas se refieren a la forma en que las empresas utilizan los datos para tomar las mejores decisiones y así lograr sus objetivos. En los últimos años se han convertido en una herramienta fundamental para que las organizaciones aumenten su rentabilidad, ya que les permite conocer a profundidad el panorama de costos, ventas, gastos y precio, entre otros factores que impactan la rentabilidad.
Las empresas buscan mejorar sus resultados y utilizan las analíticas para tomar las decisiones adecuadas, aprovechando los datos para obtener estadísticas más detalladas y con mayor rapidez, mientras se reduce el riesgo de error por medio de la tecnología.
Aureliano Rivera, fundador y CEO de Nexolution, una compañía que ayuda a las empresas a usar Data Analytics, nos habló acerca de las distintas formas en que las analíticas pueden ayudar a mejorar muchos de los elementos que influyen en la rentabilidad de un negocio.
“La rentabilidad tiene muchas aristas o factores que impactan en diferentes áreas, principalmente en las ventas, los costos y gastos, que a su vez son impactados por la operación propia de la empresa” mencionó Aureliano Rivera y agregó “Hay muchas decisiones de rentabilidad que se pueden tomar con la analítica, porque al final de cuentas el objetivo de un negocio es hacer dinero. Por ende, todo tipo de decisión alrededor de ventas, precios, gastos, costos de operación, logística, producción, etc. pueden mejorar por medio de la analítica de datos”.
Las decisiones de rentabilidad que pueden tomarse con la analítica
- Ventas
Ayudan a las empresas a saber cuánto están vendiendo, a quienes, de qué productos, a qué precios, en qué lugares, entre otras cosas. Al tener la posibilidad de poder entenderlo y tomar acciones para incrementar sus ventas, influyendo positivamente en la rentabilidad de la compañía.
El CEO de Nexolution ejemplificó como las analíticas pueden ayudar a mejorar la rentabilidad a través de las ventas. “A lo mejor estás vendiendo muchos productos creyendo que con eso ofreces un mejor servicio al cliente, pero puede que haya algunos en los que estás perdiendo. A través de estas puedes comprender cuáles son las causas por las que estás perdiendo en esos productos para tomar decisiones como retirarlos de tu catálogo, subir su precio o negociar con tus proveedores para que den un costo más bajo”. Sin perder de vista que aún los productos con baja contribución, pueden ayudar a pagar los costos fijos.
- Costos
En este caso ayudan a saber con exactitud lo que te cuesta producir un servicio o producto. Esta información acerca de cómo están los costos de materias primas, de mano de obra, control de calidad y más, te puede decir cuánto dinero está saliendo de la empresa para fabricar esos productos.
“Al saber eso, las empresas empiezan a hacer análisis de costos para ver si pueden consolidar proveedores, lo que les permite en muchas ocasiones, hacer negociaciones para bajar el costo de alguna materia prima o si tienen algún proceso que puedan mejorar para reducir el costo de producción o incluso evaluar la posibilidad de cambiar una máquina que utilice menos combustible y por ende consuma menos insumos. Todo esto tiene un impacto en los egresos de la empresa” dijo Aureliano Rivera.
- Gastos
Por otro lado, temas como gastos de administración, marketing, comisiones y salarios a vendedores, son elementos en los que la empresa gasta para poder darle un servicio a los clientes. Contando con la información adecuada las empresas pueden comprender mejor cuánto están gastando, en qué, para qué, en que clientes gastan más y en cuales menos, entre muchas otras cosas.
“Si tienes la capacidad de saber cuánto estás gastando, en qué, para qué, en qué clientes gastas más y puedes también identificar que tal vez no te conviene hacer marketing por ciertos medios o tal vez te conviene invertir en otros en donde captes más clientes a un costo más bajo o bien. Por otro lado se podría estar gastando mucho en entregar los productos al estar realizando entregas especiales, en vez desconsolidar cargas y mandar por ferrocarril, que también baja mi costo de entrega” comentó el CEO de Nexolution.
- Precio
Mediante el uso de la analítica las empresas pueden desmenuzar todos los factores detrás de la producción para ofertar los precios adecuados dependiendo del producto, cliente, mercado y la gente a la que está dirigido.
“Tú puedes pensar que, vendiendo más, ganas más dinero y puede ser que sí, pero a lo mejor ganas más dinero de una manera lineal y el precio te permite hacer que el crecimiento sea exponencial. Es decir, si tu vendes un 1% más de productos al mismo precio que lo dabas antes, pues vas a ganar 1% más, suponiendo que tu estructura de costos es la misma, pero si subes el precio 1% más vas a aumentar tus ganancias hasta un 7 u 8% y si lo haces un 2%, tal vez hasta un 15% más” explicó Aureliano.
La clave para obtener analíticas confiables
Aureliano Rivera comentó que existen varios factores que deben tomarse en cuenta para obtener analíticas confiables para tomar las mejores decisiones. Desde el punto de vista técnico, opina que el principal reto es que la información sea confiable y precisa, es decir que los datos estén realmente bien integrados y calculados. Es por eso que es fundamental que cada negocio defina muy bien las reglas que se tienen que aplicar para que los datos sean correctos.
Además de lo anterior, mencionó que otro factor importante para las analíticas, es que los datos vengan directamente desde un ERP, es decir desde un sistema transaccional del negocio y que la información fluya de manera automática porque actualmente la mayoría de las empresas que lo hacen utilizan el Excel.
“El problema de Excel es que no puede procesar grandes volúmenes de datos y hay muchos errores de dedo o de fórmula y el depender de personas para hacer un proceso que es crítico para el negocio aumenta la probabilidad de error y pone mucho en riesgo” mencionó al respecto Aureliano.
Por otro lado, también hay un factor sumamente importante desde el punto de vista humano que muchas empresas están practicando actualmente, que es crear una cultura de datos. Eso significa realmente tener confianza en que los datos te van a dar la información que necesitas para tomar las decisiones.
“Puedes tener los datos, pero si no cuentas con el conocimiento de cómo usarlos de poco sirven o incluso hay empresas en las que las decisiones se toman en base a la experiencia del jefe, aunque los datos digan otra cosa, por lo que también es importante confiar en la información obtenida” opinó Aureliano Rivera.
Cuales KPIs te pueden ayudar a mejorar la rentabilidad y cuantos se recomienda tener
Según el CEO de Nexolution, para incrementar la rentabilidad, la analítica puede mejorar los KPIs financieros, que son los más comunes: la utilidad bruta y neta, así como como el costo de servir, los volúmenes de ventas, el ticket promedio, entre otras cosas. Además, agregó que “Otros KPIs que mejoran su rendimiento son los que muestran las causas de los resultados financieros, que realmente son los que te dicen por qué están pasando las cosas en relación a los clientes, la operación del negocio y más. “
Por otro lado, Aureliano Rivera aseguró que los expertos recomiendan que haya un promedio de unos cuatro KPIs por persona en la empresa, pero estos se convierten en otros hacia abajo y así sucesivamente.
“Por ejemplo, en finanzas, a lo mejor yo soy responsable de la rentabilidad, pero abajo hay alguien a cargo de las ventas y abajo hay alguien con la tarea de la generación de leads, otro del cierre de ventas y luego hay otra persona responsable de servicio al cliente y otra de entregas. Entonces se van desglosando esos KPIs, pero cada persona no debiera tener más allá de cuatro o cinco que se convierten en sus objetivos” dijo.
“Mientras más objetivos quieras alcanzar, menos vas a lograr porque tus esfuerzos se están dispersando. Entonces, en vez de buscar tres metas bien, quieres cumplir 10, pero resulta que, si te enfocas en tres cosas las logras y si te enfocas en 10 solo cumples dos” explicó Aureliano, sobre por qué se recomienda no excederse en el número de KPIs.
Los principales retos para la adopción de analíticas
El principal reto desde el punto de vista humano que describe Aureliano Rivera, es el de generar una cultura de datos, que se refiere a comprender los beneficios de utilizar la información para mejorar la rentabilidad y tomar las decisiones con base en la información obtenida. Además de tener un término conocido como Data Literacy, que se refiere a saber utilizar bien los datos para obtener información que realmente sea valiosa y no un montón de data sin sentido.
“El que la gente sepa cómo hacer, interpretar y visualizar cálculos es muy importante, porque a lo mejor ahí están las herramientas, pero no saben realmente cómo sacarles más provecho, ni la mejor manera de visualizar una tendencia, cómo se interpreta un promedio o una desviación estándar, por ejemplo. En función de que las personas puedan entender y conocer esos conceptos, van a lograr obtener todavía más beneficios” mencionó el CEO de Nexolution.
Aureliano afirmó que otro reto importante es la falta de talento en el área de analíticas. “En el mercado hay una carencia o una deficiencia de recursos humanos que conozcan de analítica de datos” mencionó. Debido a esto se está rezagando la adopción de herramientas analíticas en algunas empresas.
Otro de los principales retos, según Aureliano es que hay muchas empresas que no saben cómo empezar. “Saben que la analítica sirve y tienen idea de para qué les va a ayudar, pero no saben realmente qué va primero y que va después. Entonces, muchas de las preguntas que nos hacen es ¿Cómo empiezo? ¿Qué hago primero? o ¿En qué invierto?” comentó.
Por otro lado, desde un enfoque técnico, el principal reto es poder concentrar toda la información en un solo Data Lake o Data Warehouse, que básicamente es un solo repositorio de datos para que toda la empresa lo pueda utilizar para diferentes propósitos. Ya que si no están centralizados los datos difícilmente podrás obtener la información completa.
Tendencias que están impactando el uso de analíticas empresariales
Pese a los retos que pueden enfrentar las empresas al adoptar datos, Aureliano comentó que cada vez hay más una convicción en las empresas de que la analítica de datos tiene un beneficio importante y están buscando formas para comenzar a aprovecharla de manera adecuada.
“También, cada vez más empresas están buscando pasar de la analítica tradicional de crear dashboards y reportes, a la avanzada, donde ya hablamos de modelos más complejos como son de pronósticos, planeación de demanda, segmentación de clientes, etc.” agregó Aureliano. Por otro lado, el CEO de Nexolution también afirmó que cada vez surgen más iniciativas de las empresas alrededor de productos, clientes o eficiencias que ya están embebiendo la analítica como parte del proceso de negocio, dando resultados.
Sin duda las analíticas son una gran herramienta que permite a las empresas conocer a profundidad el panorama para tomar las mejores decisiones en cuanto a ventas, costos, gastos, precio y muchos más factores que finalmente influyen positivamente en la rentabilidad de una empresa.
Aureliano Rivera,
CEO de Nexolution
