Las empresas enfrentan el reto de coordinar esfuerzos para lograr objetivos, pero no serán alcanzados si el intercambio de información y mensajes resultan confusos.
Por Redacción TNE
Un ambiente laboral puede verse afectado por una baja moral, falta de motivación, resultados no alcanzados, clientes insatisfechos, entre otros factores que, al no ser atendidos, pueden volverse crónicos y parte del “funcionamiento” de la empresa. Esto puede derivar de una mala interacción entre los departamentos por parte de los líderes hacia los colaboradores y entre éstos.
La deficiencia en la comunicación incide en la productividad laboral cuando los colaboradores reciben información incompleta. Al interior de la organización puede generarse estrés al producir una sensación de urgencia, donde diversas tareas deben concluirse en el menor tiempo posible, ocasionando que los equipos de trabajo se apresuren y tensionen. Los empleados se prestan a transmitir un mensaje a medias al omitir datos importantes, lo cual puede retrasar el cumplimiento de un proyecto. Las expectativas no se cumplen, los involucrados olvidan fechas de entrega, no tienen claras sus responsabilidades y se afecta la interacción con el cliente. ¿Qué puedes hacer?
Crea políticas efectivas de comunicación
Si consideras que al interior de tu organización existen problemas comunicacionales, implementa iniciativas que contribuyan a mejorar la productividad de los equipos de trabajo.
Ten claramente la división de responsabilidades de cada colaborador, detalla por escrito sus funciones específicas y asegúrate de que las comprenda. Mantén reuniones periódicas para aclarar cualquier duda que pueda surgir al respecto, así evitarás confusiones. Lo ideal es que cada miembro pueda ver cómo el resto del equipo cumple con su rol sin provocar un descontento al considerar que otros se esfuerzan menos.
Sé preciso a la hora de dar a conocer los objetivos de la compañía y cuáles son los puntos críticos a tomar en cuenta para alcanzarlos. Así brindarás claridad y reducirás el riesgo de distracciones que puedan incidir en los resultados esperados. A fin de evitar confusión entre los departamentos, asigna a líderes en cada uno y cerciórate de que las partes involucradas tengan claros los calendarios y fechas de entrega.
Fomenta la autonomía individual, los empleados se apropian con más facilidad de un proyecto cuando sienten mayor pertenencia o participan en todo el proceso de negocio al ser informados oportunamente sobre las decisiones tomadas por la directiva. Capacita a los gerentes o supervisores para que empoderen a los colaboradores con la intención de que ellos mismos le den seguimiento a sus propias tareas, así serán responsables de su desarrollo profesional, y al tomarle mayor seriedad, impactarán de forma positiva en la organización porque solicitarán las herramientas que los lleven a ser más eficientes en sus actividades.
Sé preciso en la comunicación con el cliente. A la hora de cumplir con las expectativas del consumidor es vital que cada departamento involucrado esté al tanto de sus requerimientos; de lo contrario, cualquier discrepancia lo irritará. Mantén actualizados a tus equipos de trabajo sobre los avances de su proceso de compra o aclaración de dudas, según sea el caso, evitando complicaciones que puedan alejarlo de tu empresa.
Cuando escuches información de terceros al interior de la organización no saques conclusiones de manera rápida, más bien aclara la situación con la fuente principal porque puede darse la ocasión en que el intermediario no haya comprendido bien el mensaje y su estado emocional no haya sido el más adecuado o la interpretación del contexto o las señales no verbales fueron incorrectos.
Al tratarse de especulaciones o comentarios sin fundamento actúa rápidamente a fin de evitar la propagación de rumores; en el caso de que estos últimos sean ciertos deberás aclarar los hechos de manera honesta, incluso si la situación no es oportuna.
Logra generar un engagement para que cada miembro de la organización dé su mejor esfuerzo. Las compañías que prestan atención a las preocupaciones de los empleados y los mantienen actualizados son las que retienen a los mejores, a diferencia de las empresas que poseen una cultura reservada.
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