Incrementa tu capacidad para gestionar proyectos en la empresa, logrando mejores resultados a través de una correcta planeación y ejecución de las actividades.
Sacar adelante los proyectos en la empresa implica lidiar con fechas de entrega, equipos de trabajo que varían en la personalidad de sus integrantes, presupuestos quizá limitados, entre otras situaciones. Esto puede ocasionar desgaste o traer grandes recompensas, por ello es importante saber cómo ser un mejor project manager.
Más allá de encontrar la receta secreta para lograr lo anterior, lo importante es desarrollar ciertos hábitos, tener capacidad de visualización y conocer cuáles son los contratiempos que pueden presentarse al gestionar un proyecto. A primera instancia parece fácil, pero no lo es.
A lo anterior, se suma el reto de coordinar a grupos de colaboradores que trabajan de forma remota, incluso ubicados en distintas partes del mundo. Ser un mejor project manager requiere tomar en cuenta ciertos consejos clave para conseguirlo.
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Mantener una comunicación clara y transparente
El 57 % de los proyectos en las organizaciones fracasan debido a una falla en la comunicación1. Como líder, es importante poner atención a las preocupaciones de cada integrante, fomentar la colaboración y crear mecanismos para facilitar el intercambio de ideas entre los miembros del equipo y los accionistas externos.
Las empresas con una pobre o mínima comunicación completan el 37 % de los proyectos a tiempo y solo el 48 % se ajustan al presupuesto2. Por lo tanto, es fundamental unir a cada colaborador bajo una estrategia común donde estén conscientes de los objetivos, las tareas y las acciones se tendrán que llevar a cabo.
Otro aspecto para tomar en cuenta es asegurarte de que todos tengan acceso a información de calidad que les ayude a tomar mejores decisiones. De igual manera, es importante contar con reportes sobre el estado del proyecto a fin de estar en el mismo canal y mantenerse al pendiente si surgen cambios.
Lo anterior se resuelve al crear un plan de comunicación, además de que los equipos trabajen acorde a las fortalezas de cada integrante e interactúen a través de una plataforma dedicada que incremente la productividad. Entre los aspectos relevantes también está el transmitir la necesidad de priorizar tareas y enfocarse en soluciones.
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Tener una clara comprensión de los procesos
Llevar a buen puerto un proyecto requiere considerar todos los pasos que van de la mano, no solo se trata de planear y ejecutar para lograr resultados. También es importante considerar otros flujos de trabajo como la retroalimentación, asignar roles de manera adecuada, así como delegar tareas a fin de lograr una mayor eficiencia.
Más allá de pensar en métodos como Kanban o Scrum, lo relevante es que cómo project manager tengan una comprensión clara de los procesos necesarios que deben realizar y cuándo es necesario que ocurran. No se trata de adivinar, sino de contar con procedimientos claros con base en la experiencia pasada, con la finalidad de optimizarlos a medida que se avanza.
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Es fundamental tener claro que las cosas no siempre saldrán acordes a lo planeado. Si es así, entonces se hacen los ajustes necesarios, por ejemplo, para reducir juntas de seguimiento con la intención de que los colaboradores se concentren en las tareas que tienen que realizar si hay retrasos.
Por lo anterior, es fundamental aprender de experiencias pasadas, tanto los aciertos como errores para afinar cada proceso. Es necesario asegurar que los equipos de trabajo tengan acceso en cualquier momento a documentos relevantes a fin de estar al tanto de los avances.
De igual manera, es importante mantenerse flexibles ante los cambios, ya que es inusual que un proyecto se concluya sin, por lo menos, algunas modificaciones. En consecuencia, hay que estar preparados para adaptarse e implementar actualizaciones para concluir la iniciativa.
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Gestionar expectativas y saber cuándo negarse
Decir ‘no’ es clave para establecer límites de forma respetuosa con la intención de que los equipos de trabajo se mantengan enfocados y los clientes estén felices. Esto implica reconocer las capacidades de los miembros en determinados momentos, por lo cual hay que rechazar propuestas cuando los accionistas quieren más.
Identificar las limitaciones, ya sean en talento humano, recursos humanos o presupuesto, entre otras, facilitan que el proyecto se mueva hacia adelante en tiempo y forma. De esta manera, todos se mantienen con los pies en la tierra, evitando situaciones decepcionantes y costosos retrasos.
Para manejar las expectativas adecuadamente es necesario reconocer las capacidades de cada integrante y prestarle atención a fin de evitar el burnout. Así mismo, resulta esencial crear un outine para establecer límites con clientes e inversionistas, bajo este documento será más fácil decir ‘no’ si surgen más peticiones.
Lo anterior va acompañado de tener claras las respuestas a las preguntas: (1) ¿Por qué se está llevando a cabo esto?, (2) ¿cuáles son nuestras metas?, (3) ¿cuáles son los objetivos de alta prioridad?, y (4) ¿cuál es nuestra definición de ‘hecho’? Así se establece expectativas realistas y se logra mayor precisión en lo que se busca conseguir en el proyecto.
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Tomar decisiones con base en datos
Para ser un mejor project manager es imprescindible saber analizar información y obtener insights con la intención de ejecutar acciones correctamente. De esta forma, todos los involucrados comprenderán el porqué de las elecciones que se llevan a cabo.
Por otro lado, con la ayuda de la analítica es posible mantenerse al tanto de los tiempos de entrega, determinar cuánto tiempo llevará concluir actividades y el proyecto en general, así como eliminar cuellos de botella que impacten en la productividad.
Es importante que los administradores de proyectos se apoyen en herramientas como dashboards para tener un panorama completo de lo que se está trabajando, comprender los avances y decidir con rapidez si es necesario hacer ajustes. Además, es fundamental comprender cómo los datos generados se traducen en acciones concretas y medibles para impulsar la iniciativa. Al mismo tiempo, la información contribuye a comprender proyectos pasados, lo que facilita hacer ajustes en los actuales.
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Ser proactivos en todo momento
Reaccionar a los acontecimientos es la receta para que un proyecto sea desastroso, ya sea por retrasos en las entregas o saturación en los equipos de trabajo. En cambio, ser un mejor project manager implica actuar con resolución, sabiendo identificar qué es lo que se tiene que hacer y cuándo.
Lograr buenos resultados en este aspecto requiere de buena planeación para anticiparse a cualquier eventualidad. También es importante identificar potenciales crisis y contar con una estrategia para resolverlas antes de que se convierta en un problema mayor.
Un ejercicio que ayuda en este rubro es pensar en situaciones “¿qué pasaría si…?” y diseñar planes de contingencia. En el caso de que el proyecto no comience a dar los resultados esperados, entonces es más sencillo ajustar las velas para implementar un Plan B.
Parte de ser proactivos es saber cómo ajustarse al presupuesto, así se previenen complicaciones, mientras se mantiene el rumbo fijo y acorde a las fechas establecidos. De lo contrario, gastos inesperados pueden poner en jaque cumplir con las expectativas o retrasar la entrega.
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Si quieres ser un mejor project manager, considera estos cinco aspectos esenciales no solo para gestionar proyectos actuales, sino de paso mejorar para asumir nuevos retos que contribuyan a tu crecimiento personal y carrera profesional dentro de la organización.
Referencias: 1 ”Project success and new ventures’ outcomes: How often do partners’ potential benefits and losses really converge?”, 2PwC
