Por Eduardo Vivar Dávalos
La correcta gestión de proyectos es el motor de toda empresa para volverse más competitiva.
Los constantes cambios tecnológicos y las nuevas formas de hacer negocio han provocado un aumento de operaciones en el desarrollo de nuevos proyectos, lo que ha dejado en evidencia la ineficacia de los métodos convencionales para llevarlos a cabo, es por eso que directivos de empresas ven en la “administración de proyectos” la oportunidad perfecta para la mejora y obtención de resultados más optimizados.
Este término hace referencia al proceso de combinar sistemas, técnicas y personas para completar un proyecto determinado, cumpliendo su objetivo dentro de las metas establecidas de tiempo y presupuesto, de manera que se obtenga el máximo aprovechamiento de los recursos.1
Existen diversas metodologías para llevar a cabo una eficiente administración de proyectos, sin embargo distintos autores coinciden en cinco puntos primordiales:
1. Definición del proyecto: se determina el alcance, objetivo y justificación de porqué se va a realizar. Posteriormente se determina si la empresa cuenta con los recursos necesarios para llevarlo a cabo y por último se asigna al responsable a cargo. En el sector de TI, es aquí donde se inicia la investigación preliminar.
2. Planeación: se definen las etapas y actividades que se llevarán a cabo. Es recomendable usar un diagrama de Gantt para precisar fechas específicas para cada tarea. En esta fase se definen los recursos físicos, económicos y humanos que son requeridos, además se designan funciones y roles a cada integrante del equipo. En el caso de TI se realiza el diseño conceptual del sistema.
3. Ejecución: se pone en marcha lo planeado. Es importante tener indicadores que muestren el avance así como realizar juntas periódicas para su revisión. En el ámbito tecnológico, durante esta etapa se desarrolla el sistema.
4. Control: se realiza una bitácora con el objetivo de asegurarse que se están cumpliendo las metas establecidas. Es importante también prestar atención especial a los conflictos que puedan presentarse. En el área del software es donde se realizan las pruebas.
5. Evaluación y seguimiento: se realiza el cierre de operaciones y el reconocimiento de los logros, resultados y aprendizaje obtenido. Por otro lado, se elabora un plan de seguimiento para asegurar su correcto funcionamiento. En TI, es aquí en donde se implanta y evalúa el proyecto.
Problemas de administración en el ámbito tecnológico
Las empresas de tecnología son algunas de las organizaciones que más invierten capital en sus procesos, no obstante este sector no queda exento de las problemáticas de una mala administración de proyectos y es que éstos frecuentemente son retrasados o sobrepasan su presupuesto, además de que los clientes se muestran insatisfechos con la calidad de los resultados.
El estudio “The Chaos Report” clasifica como principales causas del fracaso de éstos en el sector de Tecnologías de Información (TI) la falta del involucramiento de los usuarios (12.4%), requerimientos incompletos (13.1%), ausencia de recursos (10.6%), expectativas no realistas (9.9%), insuficiente soporte ejecutivo (9.3%), entre otros.
Por otro lado, de acuerdo a la consultoría Praxis, 60% de los proyectos relacionados a TI se ven afectados por mala comunicación.
Daniel Piorun, autor del libro “Liderando proyectos”, afirma que el 80% de éstos relacionados a las TI alrededor del mundo, finalizan con algún tipo de problema referente a mala utilización de metodología de trabajo (31%) o problemas de conducta entre el capital humano (48%).
Dichas estadísticas nos demuestran diversos motivos por los cuales estos procesos no llegan a cumplirse satisfactoriamente, evidenciando que existe una problemática importante, la cual debe ser atendida por las organizaciones.
Es importante resaltar que las compañías deben prestar especial atención en la mejora de sus prácticas de administración de proyectos para lograr mayores beneficios, facilitando la toma de decisiones de manera oportuna y garantizando la alineación estratégica y cumplimiento de los objetivos planeados.
Referencias:
1Baker
