La planeación financiera es una actividad necesaria para todas las empresas, por eso es fundamental aprender cómo realizarlo de forma precisa y efectiva.
La planificación financiera es un proceso que ayuda a las empresas a identificar prioridades, establecer metas y tomar decisiones, pero es bien sabido que el tiempo de su ejecución es largo y tedioso.
Según la encuesta comparativa de la Asociación de Profesionales de Finanzas del 2016, los equipos de esta área generalmente gastan 77 días para elaborar los presupuestos anuales, 20 días para preparar un pronóstico y 83% de su tiempo dedicado a tareas no estratégicas.
Lo anterior genera que los planes y pronósticos estén desactualizados y no tengan tiempo para poder hacer análisis o tomar decisiones.
Entonces es esencial que te preguntes, ¿cómo hacer para transformar el proceso de planeación financiera y presupuestos? A continuación, cuatro claves para hacerlo.
1. Alta participación y colaboración
No importa el tamaño de la organización, su función, industria o ubicación geográfica, todas las empresas deben planificar. Además todos los involucrados dentro de la misma deben participar en el plan anual de manera colaborativa e integral. Las áreas de finanzas se encuentran en una posición única para orquestar el proceso e impulsar una planificación estratégica que agregue valor.
El proceso de planear no es solo para el área de finanzas. Cada organización funciona de acuerdo a sus propios objetivos y metas. Todas las áreas deben participar incluidas ventas, marketing, operaciones, recursos humanos y más, aunque el proceso este orquestado por finanzas.
Con la planificación holística de toda la empresa y el involucramiento de todos los participantes, se logra obtener un modelo integral e interconectado para toda la organización.
2. Modelado y Formulación
Muchas empresas utilizan Excel para realizar algunos modelos o cálculos de sus proyecciones. Sin embargo, el problema es que esta herramienta tiene diversas limitantes:
- No permite hacer cambios en la estructura, lo que implica retrabajos importantes.
- Solo puede ser editado por un usuario a la vez.
- Puede haber inconsistencia entre archivos.
- Múltiples versiones de la verdad.
- Los archivos grandes son muy lentos.
- No son multidimensionales.
- Implica mucho trabajo manejar múltiples versiones.
- Seguridad limitada.
- Difícil de auditar y validar.
- No se integra automáticamente con los sistemas corporativos.
En resumen, el Excel es una herramienta fabulosa, pero no permite hacer un proceso de planeación de manera sencilla. Por eso se recomienda utilizar herramientas que te permitan potenciar todo el proceso de planificación, incluyendo el modelado, la supervisión, la elaboración de informes y los análisis.
3. Diferentes horizontes de tiempo
Es sumamente importante que no solamente haya un proceso de planeación anual, también debe existir la posibilidad de estar creando Rolling Forecast con frecuencia. Éste es un proceso que permite reaccionar frente a los cambios inesperados del mercado y así poder realizar previsiones realistas para un mejor seguimiento del negocio.
Mientras que el Presupuesto Anual detalla cómo se desea que sea la empresa en el futuro, los Rolling Forecastsdescriben cómo es más probable que sea.
En este tipo de herramientas tienes un proceso donde cada cierto tiempo, ya sea un mes o 15 días, se hace una proyección de los siguientes periodos. Es muy común que en cada mes se proyecten los siguientes 12, al contrario de lo que muchas empresas hacen, que cierran todo a un ciclo anual y lo que se va pronosticando es el resto del año.
Ahora, ¿cada cuanto se debe de hacer el Rolling Forecast? Eso depende de la empresa y sus necesidades.
4. Automatizar y transformar
Para empezar, se recomienda hacerlo paso a paso.
Paso 1: Procesos; por ejemplo, automatizar el presupuesto o crearlo con base cero. Una segunda etapa podría ser crear Rolling Forecast o una planeación a largo plazo.
Paso 2: Personas; supervisar todas las áreas de la empresa y los problemas que presentan, se puede empezar con finanzas, seguido por ventas, luego recursos humanos y así sucesivamente.
Paso 3: Modelos; toma en cuenta todos los diferentes tipos de modelos que se pueden implementar. Se recomienda iniciar de manera global y después desarrollar diferentes dimensiones de productos, clientes, servicios, etc.
Paso 4: Datos; actualmente la mayoría de las compañías incorporan datos de ERP, las próximas prioridades incluyen la incorporación de datos de HCM (Human Capital Management) y CRM (Customer Relationship Management).
Todo esto con la ayuda de una buena herramienta de planeación cuyo propósito es permitir identificar acciones durante una planeación e impulsar la conversión de los procesos en esquemas simples de qué se debe hacer y cómo.
Evelyn Rivera directora de inteligencia de Negocios, Nexolution
Referencias:
Puedes ver el webinar completo “4 secretos para transformar el proceso de Planeación Financiera y Presupuestos” en este link https://www.youtube.com/watch?v=7LL0dJb4gE4
