Por Carlos Treviño Gutiérrez
Planear es la preparación para la acción. Es importante hacerlo antes de la implementación para entender las decisiones necesarias y sus implicaciones antes de ponerlas en práctica.
Hace poco, en una reunión con el dueño de una Pyme, le pregunté, cómo era él respecto a delegar actividades a su personal, pues siempre estaba saturado de trabajo y faltando a algunos compromisos que tenía conmigo. Su respuesta fue: “No tengo confianza en mi personal. Ya he intentado delegar muchas veces antes, y siempre sale algo mal. No lo hacen a mi modo, ni tan rápido y bien como yo. Al final tengo que corregir lo que hicieron, es doble trabajo y tiempo perdido. Tendría que contratar a personal muy caro para que lo haga bien, y no está el negocio para ese costo extra”.
Traspasar la responsabilidad de cargo, decisión o tarea a otra persona de una manera efectiva, lleva implícito darle también la autoridad, el conocimiento, los procedimientos y las habilidades necesarias para llevarla a cabo eficientemente. Además, la persona que adquiere esa responsabilidad debe estar de acuerdo, saber exactamente lo que se espera de ella, y rendir cuentas de la nueva responsabilidad.
¿Qué beneficios crees que te traería el delegar algunas de las tareas que tú no deberías estar haciendo?
“Creo que tendría menos estrés al reducir mi carga de trabajo. También podría realizar algunas tareas importantes que no estoy haciendo bien hoy por hoy, como planear a largo plazo. Pero no me veo sin hacer nada; me gusta lo que hago”.
Y eso sin contar que además aprovecharás mejor el potencial de tus empleados, quienes estarán más motivados y comprometidos, más participativos en los cambios y con mejoras en productividad y eficiencia, lo que redundará al final en mayor rentabilidad del negocio.
“Se oye muy bonito eso, pero ¿cómo hacerlo bien?”. Lo primero es verificar cómo estás usando tu tiempo, y determinar qué tareas, proyectos y funciones considerar para delegar, y qué actividades ni siquiera vale la pena seguir haciendo. Algunos trabajos los pueden realizar fácilmente otras personas con la capacitación o experiencia adecuada, y aunque siempre los has hecho tú o disfrutas haciéndolos, debes renunciar a ellos.
No escatimes tiempo y recursos para preparar a las personas que van a tomar esas responsabilidades, pues te permitirán utilizar el tiempo que liberas en actividades más productivas, generadoras de riqueza.
Por otra parte, si una tarea es demasiado importante como para delegarla a otros, piensa en compartir la responsabilidad. Por ejemplo, en lugar de escribir un reporte completo por tu cuenta, podrías identificar las ideas principales junto con un miembro de tu personal y luego pedirle que redacte todo el reporte o las principales secciones de éste para que tú las revises.
A continuación te presento los siguientes pasos que sin duda te ayudarán a delegar responsabilidades de una mejor manera:
1. Analiza las tareas: ¿esta tarea es delegable?, ¿vale la pena hacerlo?, ¿cómo hay que realizarla para que tenga éxito? y ¿qué factores intervienen?
2. Analiza a las personas: observa su capacidad actual y futura con entrenamiento; actitud e integridad; carga de trabajo (¿disponen de tiempo suficiente?).
3. Determina el sistema con el que le darás seguimiento.
4. Aporta una comunicación total: “vende la idea”.
5. Forma a las personas (ayúdalos a crecer).
6. Inicia la acción.
7. Supervisa y valora: ¿estás listo para colaborar?; da las gracias y alaba la buena ejecución de las actividades.
Es importante tomarse el tiempo para identificar las tareas que pueden hacer otros, recuerda que este tiempo puedes aplicarlo a las actividades que son fundamentales para alcanzar tus objetivos.
