EN LA OPINIÓN DE… PROJECT MANAGEMENT: CREANDO PROCESOS DE VALOR
La administración de proyectos es una estrategia que las empresas han implementado desde hace mucho tiempo, sin embargo, actualmente este proceso ha tomado un gran empuje en nuestro país, logrando que se alcancen los objetivos en un tiempo determinado. En esta sección, invitamos a expertos en materia para saber más sobre Project Management y lo que se requiere para mejorar los proyectos.
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EN LA OPINIÓN DE…
BRIAN NISHIZAKI
Director de ventas en Aspel
División de proyectos
¿Qué necesita un Project Manager para convertirse en líder?
El liderazgo en un Project Manager está sustentado por características esenciales que le permitirán estar a cargo de un proyecto: gran capacidad de comunicación y análisis, habilidad para inyectar confianza a su equipo de trabajo, integridad, influencia y credibilidad. Sin estas características, definitivamente un PM será solamente un jefe, lo que conllevará dificultades para manejar adecuadamente a sus colaboradores.
¿Cuál es el proceso para crear un proyecto?
Para determinar la necesidad de un proyecto, deben responderse las preguntas ¿qué?, ¿por qué? y ¿para qué?, así como fijar las metas, metodología, programación de tiempos, destinatarios o beneficiarios y los recursos materiales, financieros y humanos con que se implementará. Una vez definidos estos pasos, debemos hacer efectivas las decisiones tomadas y seguir las acciones que conduzcan a la obtención de los objetivos planteados.
¿Cómo se logra o de qué depende el éxito de un proyecto?
El éxito del proyecto está sustentado por una serie de factores que requieren ser analizados y planeados de manera estratégica. Entre los que puedo mencionar son: una buena planeación, seguida de una implementación, adaptabilidad y liderazgo para enfrentar alguna crisis potencial.
¿Por qué fracasa un proyecto?
Entre las principales razones podría destacar: cuando los objetivos no están claramente definidos desde el inicio; otra de ellas es cuando el equipo no está comprometido o hay falta de confianza entre los involucrados, es por eso que es importante que quienes integren el proyecto sean seleccionados correctamente. Tampoco se va a lograr un progreso constante; si existe una gestión inadecuada o si la resolución es demasiado lenta para los problemas.
¿Cómo se debe afrontar la crisis durante la ejecución?
Ante todo con tranquilidad. Una crisis no debe enfrentarse con decisiones precipitadas, se debe tener capacidad de análisis y adaptabilidad. Éstas son esenciales para minimizar los daños que pueda llegar a ocasionar.
Se dice que Project Manager debe ser un vendedor de ideas, ¿qué opinas de esto?
Opino que más que un vendedor de ideas debe ser un ejemplo de ejecución para su equipo de trabajo. Debe de convencer a la gente con sus acciones y no solamente con la palabra, ese tiene que ser el objetivo de todo Project Manager.
¿Cómo lograr el involucramiento de toda la organización en un proyecto?
Mediante el ejemplo. Como mencioné antes, el Project Manager tiene que demostrar con conocimientos y acciones, que la participación activa de todos los involucrados es esencial para el éxito del proyecto.
“Debe de convencer a la gente con sus acciones y no solamente con la palabra, ese tiene que ser el objetivo de todo Project Manager.”
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EN LA OPINIÓN DE…
KISHORE SHAHANI
Director De Innovación En Grupo Senda
“Se debe de informar al cliente cuando se tiene un problema, pero también cuáles son las causas y sus soluciones.”
¿Qué necesita un Project Manager para convertirse en líder?
Este tema tiene que ver con capacidades. Primero hay que definir: un Project Manager es una persona que tiene la capacidad de planear, ejecutar y cerrar un proyecto; un líder tiene la capacidad de hacer que las cosas sucedan y lograr resultados apoyado en un equipo de trabajo. Es quien guía, influencia, convence y escucha a su gente por medio de congruencia, respeto e integridad. Entonces, un PM que puede desarrollar estas capacidades, se convierte en un verdadero líder y en un agente de cambio. Inspira a sus equipos y usando sus habilidades de administración, puede movilizar a mucha gente para lograr los objetivos propuestos.
¿Cuál es el proceso para crear un proyecto?
Éste nace cuando hay una necesidad que está identificada y es expresada por el cliente. Se empiezan las conversaciones para definir el objetivo y alcance del proyecto; se formaliza un equipo de trabajo, se identifican roles y responsabilidades, al igual que un plan detallado de las diferentes etapas. Aquí se ven reflejadas las capacidades del PM. Se debe de declarar los factores críticos de éxito y la forma en la que se va a dar seguimiento, también definir el presupuesto, la metodología y una vez que se tiene todo, se crea el proyecto. Después viene la declaración oficial del inicio, donde está todo estipulado: cómo van a manejar las crisis, cómo se va a documentar para referencia posterior y saber si se resolvieron o no las preocupaciones del cliente.
¿Cómo se logra o de qué depende el éxito de un proyecto?
Tiene que estar claramente definido el objetivo y alcance, al igual que los roles y responsabilidades de todos. También hay que tener la capacidad de trabajar en equipo y confiar en que cada quien va a hacer lo que prometió hacer. Debe haber aceptación de las capacidades de quienes integran y humildad cuando haya que pedir ayuda. Celebraciones de los pequeños logros, se nos olvida decir felicidades cuando se llega a nueva etapa. Hay que mantener informado al equipo y al cliente, y tener flexibilidad de cambiar el rumbo si se requiere para mejorar el proyecto.
¿Por qué fracasa un proyecto?
Por la incapacidad de gestionar las expectativas del cliente, de liderazgo, coordinación, metodología y administración de cambios. Los proyectos cambian la vida de la gente, es por eso que deben de tener claro cuál es el beneficio. Otro factor es la falta de capacidad para anticipar los riesgos.
¿Cómo se debe afrontar la crisis durante la ejecución?
Se debe de informar al cliente cuando se tiene un problema, pero también cuáles son las causas y cuáles son las soluciones. Lo importante es “abrazar” la crisis y saber manejarla. Te conviertes en bombero por una noche, pero para esta capacidad se requiere confianza y trabajo en equipo.
Se dice que Project Manager debe ser un vendedor de ideas, ¿qué opinas de esto?
Coincido. El éxito depende mucho del apoyo de la gente: el cliente, las personas del equipo, en fin, todos los involucrados. Hay que convencer de las bondades del proyecto y conseguir su apoyo, para esto se requiere de las capacidades y de la labor de venta, que muchas veces le toca al PM.
¿Cómo lograr el involucramiento de toda la organización en un proyecto?
Hay muchas cosas que se pueden y deben hacer. Primero hay que conseguir el buy-in de las autoridades de la organización y después que el Director General envié un mensaje hablando de la importancia del proyecto: sus beneficios y el porqué se requiere. Es importante mantener a la gente informada e involucrada, para esto se pueden formar redes internas de promotores para contagiar a la gente de los beneficios del proyecto con publicaciones internas, mensajes de felicitaciones a los involucrados, dar capacitación y apoyar para asimilar los cambios.
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EN LA OPINIÓN DE…
SONIA LEOS GONZÁLEZ
Dirección de expansión
Gerente de Proyectos e Información en OXXO
“La mayoría de los proyectos fracasan por comenzar sin un proceso correcto de planeación, el cual amerita tiempo para su desarrollo.”
¿Qué necesita un Project Manager para convertirse en líder?
Inspirar básicamente, y ser auténtico. Aprendí que el tema del liderazgo no está en los libros, por supuesto que sí ayuda, más no garantiza que leer el tema te convierta en un gran líder. Un Project Manager debe inspirar confianza. Y me refiero a dominar el tema de la administración de los proyectos, ser integro y congruente en su pensar, decir y actuar.
¿Cuál es el proceso para crear un proyecto?
Un proyecto es por definición un conjunto de actividades coordinadas que buscan lograr un objetivo y tiene un hito de inicio y uno de fin. Además requieren de una planificación o planeación. Si para la creación quieres seguir un proceso, te recomiendo que tengas claro cuál es el objetivo a cubrir y cuáles son las variables de impacto que se modificarán, así mismo que identifiques quiénes son los involucrados en este proyecto y puedas clarificar qué es lo que se necesita para lograr tu meta. A mí me resulta muy práctico dibujar a mano mapas mentales y esquemas para poner “en blanco y negro” lo que deseo lograr y lo que necesito para llegar a ello.
¿Cómo se logra o de qué depende el éxito de un proyecto?
La base del éxito, desde mi perspectiva, está en una buena parte en el proceso de planeación, sin dejar de lado el control en la ejecución. Fundamentalmente, en la etapa inicial tienes la posibilidad de visualizar el desarrollo de manera que te permita anticipar riesgos y contemplar planes de acción para su mitigación. Ahora bien, durante la ejecución es indispensable un control del avance que te pueda dar visibilidad constante del estatus que guarda el proyecto para que puedas accionar de manera oportuna.
¿Por qué fracasa un proyecto?
Existen muchas líneas en los proyectos, mismas que si descuidamos, pueden ser el origen de la falla en el logro del objetivo. Para que sea exitoso necesariamente debe cumplir con las metas que fueron planteadas en el inicio. En mi experiencia, la mayoría de los proyectos fracasan por comenzar sin un proceso correcto de planeación, el cual amerita tiempo para su desarrollo. Al final de la historia se buscan justificaciones en el desempeño de las personas, o en las variaciones de costo y un sinfín de variables, que si bien es cierto influyen, pero no son las causales de origen del fracaso.
¿Cómo se debe afrontar la crisis durante la ejecución?
Creo que lo más importante es el manejo de los riesgos, donde lo más conveniente es identificarlos con anterioridad y mitigarlos. Puedes basarte en MIRC (Manejo de Incidentes y Resolución de Crisis) que maneja todo una metodología para sobrellevar crisis y resolver conflictos. Hay que considerar que también es válido negociar plazos, costos, entregables y metas siempre y cuando se haga oportunamente. Finalmente el apartado de comunicación se torna relevante en este período, por lo que vale mucho la pena contar con un plan de buen flujo de interacción e información con el equipo desde inicio y hasta el fin del proyecto.
Se dice que Project Manager debe ser un vendedor de ideas, ¿qué opinas de esto?
Más que un vendedor de ideas me parece que debe ser un asesor y consultor de la metodología de proyectos, lo que un cliente espera del Project Manager es que lo oriente respecto al logro exitoso de lo que emprende y que lo dirija por la senda correcta con base a su conocimiento y experiencia de los métodos avalados.
¿Cómo lograr el involucramiento de toda la organización en un proyecto?
Buena pregunta, hay un tema de alineación de prioridades respecto al proyecto y vale la pena mapearlo para conocer desde la planeación con quiénes cuentas para el logro del mismo. Dentro de la organización, tenemos un sistema de proyectos que nos permite precisamente alinear estas prioridades y enfocarnos como organización en aquellos que realmente agregan valor a la compañía.
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EN LA OPINIÓN DE…
EUGENIO DEL HOYO MENCHACA
Director de Oficina de Proyectos en Axtel
“No hay que perder lo que se prometió, pero debe haber un espacio para renegociar e irse adaptando conforme los cambios van ocurriendo.”
¿Qué necesita un Project Manager para convertirse en líder?
Los Project Managers requieren habilidades de relaciones interpersonales, no son suficientes las metodologías si carece de esa contraparte. Hay habilidades de escucha, empatía e inteligencia emocional y comunicación. Ya que requiere mucha persuasión y negociación para llegar a acuerdos con el fin de que coordine grupos de trabajo. Debe ser capaz de movilizar equipos en donde no tiene una autoridad directa, porque están integrados por distintas áreas. Debe tener la habilidad de armar, motivar y dirigirlos cuando tiene una autoridad asignada por una posición, lo que demanda a construir relaciones de confianza con los clientes del proyecto y el equipo. El cumplimiento de las promesas alimenta la confianza y hace que el proyecto funcione. Cuando las promesas se empiezan a incumplir, desde las más pequeñas, la confianza empieza a caer. La promesa más básica es la puntualidad, si el PM lo tiene como un hábito y lo instala en su equipo, hará que las promesas más complejas tengan altas probabilidades de cumplimiento.
¿Cuál es el proceso para crear un proyecto?
El proceso, conocido como gestión de portafolio, es relevante porque de eso depende que el proyecto sea exitoso o no. Tiene como prerrequisito una planeación estratégica donde haya claridad de los objetivos que se persiguen de negocio. Este proceso inicia con la presentación de propuestas frente a un comité que toma la decisión de cuál se realiza. Lo más difícil es decidir cuál no se hará, porque si se arranca todos los proyectos sin haber filtrado los más relevantes, el riesgo de que fracasen empieza a subir. Ese comité evalúa los proyectos contra la alineación de los objetivos estratégicos del negocio y hace un ejercicio de priorización considerando las restricciones de recursos económicos y humanos.
¿Cómo se logra o de qué depende el éxito de un proyecto?
Uno de los factores es identificar con claridad cuál es la preocupación que se va resolver. Es asegurar que el esfuerzo está enfocado y también estar atento cuando las preocupaciones cambian o dejan de existir. Los proyectos son mecanismos para cumplir, es por eso que es importante que la promesa haya quedado bien negociada entre el cliente y la persona que va a liderar. No hay que perder lo que se prometió, pero debe haber un espacio para renegociar e irse adaptando conforme los cambios van ocurriendo.
¿Por qué fracasa un proyecto?
El principal factor de fracaso es el no considerar a todos los involucrados. Estos afectan a muchos y si no se hace un esfuerzo por identificar a todos ellos y tener canales de comunicación para escuchar sus preocupaciones o expectativas. La gestión de éstas es clave para que no fracase, esas van cambiando y hay que mantener comunicación constante para poder hacer negociaciones adecuadas y que el proyecto llegue a buen término.
¿Cómo se debe afrontar la crisis durante la ejecución?
Cuando se representa una crisis y los canales de comunicación no están establecidos, no hay elementos para manejarla y el líder se enfrenta a construirlos en medio de la crisis. No existe un proyecto que tal cual como se planeó se ejecute. Es indispensable que el PM tenga los foros creados para que con oportunidad se presenten alternativas de solución ante el problema para encausar el proyecto.
Se dice que Project Manager debe ser un vendedor de ideas, ¿qué opinas de esto?
Estoy de acuerdo, la tarea principal del PM es comunicar. Por lo que entre las ideas que requiere vender están el hacer propuestas de alcance, negociar recursos y el tiempo de entrega, cambios, alertar de riesgos y problemas, proponer alternativas de solución, gestionar las expectativas de todos los involucrados y motivar al equipo del proyecto.
¿Cómo lograr el involucramiento de toda la organización en un proyecto?
Asegurando que la organización esté ejecutando los proyectos correctos, los cuales son los que están alineados con la estrategia del negocio y cumplen con el criterio de selección. Eso da mucho enfoque tanto de la empresa como de los recursos, que siempre son escasos. Hay mayor cantidad de ideas de las que los recursos disponibles pueden ejecutar, entonces para asegurar que estén bien destinados y aprovechados al máximo se requiere la práctica de administración de proyectos.
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