Por Bernando Quintero
Existen muchos libros sobre métodos, teorías y consejos sobre cómo anteponer unas actividades sobre otras. No hay nada nuevo respecto a esto. Pero, ¿por qué el no priorizar sigue siendo la causa de problemas para muchos líderes en las empresas?
Esto sucede porque dejamos de poner en práctica rápidamente la técnica que se haya aprendido para hacerlo y el principal factor distractor causante es el “apagar fuegos” como guía laboral en el día a día. Cuando caemos en ese camino no nos damos cuenta que nos va llevando hacia un laberinto interminable de lo urgente sin salida a lo importante.
Cuando estamos en nuestras primeras etapas como profesionales con frecuencia escuchamos decir a los directivos “prioricen”, pero nos dicen el “qué” y no el “cómo”, incluso se escucha tan sencillo de hacer que pocos le toman real importancia a ese consejo.
Métodos conocidos para priorizar
Existen muchas soluciones que nos ayudan a conocer que tareas debemos anteponer, como la matriz de John Maxwell en “Today Matters: 12 Daily Practices to Guarantee Tomorrow’s Success”; Stephen Covey con “7 Habits of Highly Successful People”, entre otros. La que a nuestro punto de vista se nos hace sencilla y práctica es la matriz de Eisenhower, mediante un cuadrante donde la importancia de las cosas se representa en el eje horizontal y la urgencia en el eje vertical, de manera que queda una matriz de cuatro celdas.
Según este diagrama cuando algo es importante pero no urgente, la decisión correcta es planificar su realización en el momento apropiado. Cuando es importante y urgente, se debe hacer inmediatamente, y cuando es urgente pero no importante, se debe delegar su realización a alguien. La cuarta combinación, si no es urgente ni importante, simplemente no se realiza.
¿Cómo diferenciamos lo urgente vs lo importante? Curiosamente la mayoría de las veces lo importante es callado, tímido y no da reconocimiento inmediato, es por eso que no capta nuestra atención.
Muchas veces ni siquiera hemos determinado la importancia de ciertas tareas. Es por eso que es necesario hacer una parada en el camino e identificar primero la importancia de las actividades que hacemos en el día a día y si ésta proporciona algún aporte a la estrategia u objetivos del área o empresa.
Así mismo, antes de cualquier ejercicio de evaluación entre lo urgente y lo importante, hay que revisar nuestra semana típica de actividades como líderes de una organización.
Trampas comunes que debemos evitar
– Pensar que porque se tiene experiencia ya no es necesario planear tus prioridades.
– Dejar que herramientas de apoyo te administren en lugar de tú administrar. Por ejemplo, hay personas que su día a día lo rige la bandeja de entrada del correo electrónico, a no ser que tu trabajo esté relacionado completamente con esto, algo se está haciendo mal.
– Querer dar gusto a todo el mundo. Tal vez lo que para ti es importante es posible que no lo sea para otro departamento. De entrada cortemos de tajo que todos estarán contentos con tus decisiones, siempre habrá alguien que se queje o no le guste tu gestión, entonces no hay que perder tiempo en querer satisfacer a todos cuando humanamente y con los recursos que te proporciona la empresa no es posible.
– No enfocarse. ¿Atiendes lo más importante o lo que causa más ruido y llama tu atención? Todos enfrentamos problemas diariamente, si sólo dedicas tu día a apagar fuegos los problemas seguirán ahí, sólo cambiarán de apellido cada día. Si es así, terminarás agotado y la empresa no sacará provecho de tu conocimiento.
En resumen, podemos aplicar el método que nos parezca de mayor beneficio, pero es importante auto evaluar el aporte de nuestras actividades a los objetivos de la organización y de éstas identificar lo importante y lo urgente, para posteriormente realizar el mismo ejercicio ya con las actividades de tu departamento o empresa y sobre todo hacer esta actividad un hábito más que una acción esporádica.
