A la hora de exponer tus ideas, productos o servicios, debes tomar en cuenta qué te ayudará a lograr mejores resultados. No cuentas con mucho tiempo así que debes ser preciso con lo que quieres transmitir.
Por Redacción TNE
Tienes que hacer un pitch a un grupo de ejecutivos, no cuentas con mucho tiempo y además corres el peligro de aburrirlos, arriesgando la posibilidad de cerrar un trato. Hoy en día y con el ritmo en el que se conducen los negocios no puedes darte el lujo de alargar la exposición o irte por la tangente a menos que sea necesario para cumplir con tu propósito. Por ello, es vital que sepas organizar la información a fin de exponerla de manera precisa y entretenida.
Sigue estos consejos para mejorar en tu habilidad para crear presentaciones que te catapulten a la cima del éxito. Considera que lo importante es que te des el tiempo para prepararte y que la información que compartas no parezca sacada de la manga.
Busca la relevancia
Cada grupo de personas es distinto, así que no cometas el error de mostrar las mismas diapositivas en cada ocasión con la esperanza de que algo llame la atención de alguien en particular. Por el contrario, debes adaptarlas a las necesidades específicas de tu cliente. Esto lo puedes hacer si te anticipas e indagas sobre él o en los momentos previos a la reunión preguntas para descubrir más aspectos en los que puedas apoyarte.
Busca un elemento sorpresa que fomente la discusión, incluso considera la posibilidad de generar un poco de controversia con tal de que los asistentes se animen a participar. Por otro lado, si te encuentras a un nivel C-Suite, y tú presentación más que de ventas es sobre estrategia, habla sobre la visión, las metas y objetivos. Aclara la razón de que éstos no se estén cumpliendo. Sé específico para responder por qué existe un problema, qué puede hacer al respecto el cliente y cómo tú eres la persona indicada para resolverlo.
Un detalle importante: no hables de ti ni de tu compañía. A las personas lo que realmente les importante es cómo puedes ayudarlos a solucionar un problema. Usa un lenguaje acorde a tu audiencia, explica los términos y no asumas que todos los presentes en la reunión saben de qué estás hablando.
Establece ideas sólidas
Una presentación de negocios funciona mejor cuando se presenta información que aporta insight. Por ello, antes de diseñarla como tal, primero define un esquema secuencial que establezca el orden que deseas seguir al momento de exponer tus argumentos.
Para lograr que así sea debes cuestionarte lo siguiente1: cuál es el problema y cómo lo resolverás; cuál es tu aportación al debate, procura que aporte conocimiento o que genere discusión; cómo esto generará valor al potencial cliente; y, por último, asegúrate de que tu mensaje, además de relevante, emocione y produzca un sentido de urgencia.
Una exposición cumple más fácilmente con su objetivo cuando te enfocas en un concepto principal, mientras que el resto de los mensajes lo complementan. Una vez definido sé más específico al agregar pruebas, detalles y ejemplos.
Con los puntos anteriores claramente definidos, ahora sí puedes comenzar a diseñar la presentación en la que cada sección del bosquejo puede ser una diapositiva.
Planifica el orden
Si el propósito es presentar una variedad de productos, hazlo en orden descendiente. Estudios2 demuestran que esto logra respuestas más positivas debido a que el precio más alto sirve para mostrar una mayor percepción de valor y una posibilidad mayor de compra, por lo tanto el precio promedio que los que los clientes están dispuestos a pagar.
Apégate a lo simple, no uses tantas diapositivas, sólo las estrictamente necesarias. No pongas demasiada información; en cuanto a texto, déjalo en unas cuantas oraciones y recuerda no leer ya que sólo son de apoyo. En cuanto a datos, cifras y estadísticas, no satures demasiado, sólo presenta las más importantes.
Cuida el diseño
Procura que las slides de la presentación sean fáciles de seguir. Coloca los títulos y la información más relevante en la parte superior. Considera que si estás en un grupo con más de 20 ó 30 personas, ésta puede ser difícil de ver entre todas las cabezas que se atraviesan.
Usa tipografías fáciles de leer (Arial, Times New Roman o Verdana, entre otras) y que no sean más de dos (una para encabezados y otra para contenidos). El tamaño debe rondar entre los 24 y 30 puntos. Las letras y los colores de fondo deben contrastar a fin de facilitar el seguimiento.
Limita el número de diapositivas ya que puedes aburrir a tu público y te arriesgas a que éste se distraiga cada que las cambias. Lo ideal es que sea una por minuto si la duración de la exposición es corta. No abuses en el uso de transiciones y animaciones, son distractores.
Práctica
Una vez que tengas definido lo que vas a compartir durante la reunión de negocios, ensaya. La idea de hacerlo es para que te familiarices con el lenguaje que usarás para identificar las palabras claves que serán el hilo conductor de la presentación. Así disminuyen las probabilidades de olvidar algo importante. Incluso puedes considerar dos opciones: escribir el guion tal cual como lo vas a decir y practicarlo o sólo un bosquejo con las ideas principales y secundarias. Si usas tarjetas de apoyo, únelas con una argolla para, en caso de que se te caigan, no se pierda el orden y consumas tiempo buscando la idea que traías “en la punta de la lengua”.
Anticípate a posibles contratiempos. Si por ejemplo, el tiempo se reduce, considera contar con dos versiones de la presentación, la extendida y aquella donde sólo están las ideas más relevantes y que son indispensables para mostrar. Realiza pruebas en distintas computadoras y ten una copia para asegurarte que la presentación pueda reproducirse en cualquier ordenador. Si no llevas la tuya, pregunta cuál es el modelo que se usará a la hora de la presentación.
Por otro lado, no te preocupes por las preguntas que te puedan hacer. Más bien velas como una oportunidad para atender las necesidades particulares de tu cliente. Al momento de que te las hagan no te precípites en contestar, tómate unas cuantas décimas de segundos para reflexionar tu respuesta; con esto le transmites a tu interlocutor que los estás considerando y al mismo tiempo transmites serenidad3.
En caso de que no tengas la respuesta apropiada para la ocasión, no temas en aceptarlo, pero comprométete a evaluarla y brindar una respuesta posteriormente (según consideres cuál sea el tiempo adecuado).
Recuerda que es una presentación de negocios, mantenla simple y enfocada a los puntos relevantes y siempre respeta el recurso más valioso de todos: el tiempo.
Referencias:
(1) Alan Radding. The Ulltimate Business Presentation Guide.
(2) Marketing Bulletin.
(3) Zuñiga, Harold (2017). Hablar bien en público. Océano Exprés: Ciudad de México.
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