Enfócate cada día a concluir tareas importantes sin caer en distracciones. Al final te darás cuenta de que te queda tiempo para disfrutar del fin de semana.
Por fin ves que se acerca el fin de semana y por un momento piensas que podrás darte tiempo para relajarte, disfrutar de la tarde de sábado o domingo para convivir en familia o con amigos en una carne asada. De pronto vuelves a la realidad y te percatas que no podrá ser así: continuarás trabajando desde casa con la intención de no retrasarte con los pendientes.
Ya sea en la oficina o como emprendedor debes ser capaz de identificar cómo gastas cada minuto de tu día. Resulta sorprendente el tiempo que se va en leer noticias, revisar redes sociales o prepararte alguna bebida. No hay duda de que alrededor puede haber muchas distracciones, encima seguro tienes asuntos personales de los que hay que estar al tanto. De un momento a otro todo se convierte en un caos.
Ante un escenario como el anterior seguramente te detendrás a pensar qué puedes hacer para modificar tu estrategia, porque seguramente querrás hacer más cosas en menos tiempo; sin embargo, lo más probable es que tus métodos no sean los más adecuados, por lo que deberás reevaluarlos con el objetivo de determinar qué funciona o qué se puede mejorar.
Lo primero a tomar en cuenta es que la productividad se refiere a una inversión estratégica de tu tiempo, talento e inteligencia, así como del máximo aprovechamiento de los recursos al alcance con la intención de lograr metas significativas previamente establecidas.
Una vez aclarado el valor de tus preciadas horas del día, es importante que apliques la famosa regla de Pareto o el principio 80/20, el cual significa que el 20% de las actividades representan lo más importante de tus proyectos, mientras que el 80% restante es menos relevante. Por ello, es vital identificar cuáles son tus tareas críticas y primero enfocarte en ellas, mientras que el resto las puedes dejar para después o si te es posible, delegarlas.
Ya que sabes a detalle cuáles son los principales proyectos a los que debes destinar tu esfuerzo, busca la forma de fragmentarlos en tareas más pequeñas en las que puedas concentrarte en una a la vez y concluirlas en un lapso de 30 a 40 minutos. Considera la posibilidad de programar un cronómetro y cumple con tus actividades durante el tiempo estipulado sin caer en distracciones; pero eso sí, comprométete a terminarlas. Te sorprenderá lo que puedes conseguir cuando realmente te propones hacer las cosas.
Cuando se llega el momento para delegar es importante saber que lo haces porque requieres destinar tus esfuerzos a las actividades que mejor se ajustan a tus conocimientos y talentos; de no ser así, delégalas a las personas indicadas, incluso si es posible puedes apoyarte en expertos externos. Aunque esto también puede conseguirse a través de aplicaciones o soluciones tecnológicas que contribuyen a incrementar la productividad.
En la medida de lo posible organiza tu agenda de acuerdo a tus niveles de energía, procurando darle prioridad a las tareas más relevantes cuando te sientes en mejores condiciones de hacerlo, ya sea temprano en la mañana, a medio día o ya entrada la tarde; esto resultará en rutinas más efectivas enfocadas a lograr mejores resultados en menos tiempo.
Incluso vale la pena que consideres la posibilidad de establecer días “por tema”, sobre todo si eres emprendedor; por ejemplo, los lunes lo vas a dedicar a administración general, los martes a operaciones, miércoles a marketing… Así podrás avanzar más rápido porque tu mente estará carburada para cierto tema y no tendrás que alternar con otro. De todas maneras no olvides que los pendientes surgen en cualquier momento y aunque sean de otra área tendrás que atenderlos.
Por supuesto, lo anterior implica alejar los distractores, mantén tu mente enfocada en la tarea que tienes enfrente, ¡clávate en ella! Si es necesario, aparta unos minutos de descanso (de preferencia entre 10 o 15), pero vuelve a ella con la mente afilada hasta concluirla. Mejor aún si puedes mantenerte alejado de tu smartphone o al menos desactivar las notificaciones tanto del celular como de las redes sociales. Una actividad de tu día debe tener toda tu atención, quizá en las menos importantes puedas aplicar el multitasking.
Evita que tu mente divague en pensamientos inútiles, pero si se trata de una idea relevante, apuntala en una libretita o en una aplicación, así asegurarás no perderla y podrás revisarle en cualquier oportunidad cuando estés más relajado.
Por último, trabajar en exceso sin un descanso adecuado resulta contraproducente porque la productividad disminuye. Por lo tanto, cerciórate de tener noches reparadoras y una alimentación balanceada. Despeja tu mente con una actividad que te relaje o un pasatiempo que te apasione, encuentra una rutina de ejercicio que te guste y puedas practicar con regularidad.
Aparte un momento durante el fin de semana para crear un plan que te permita gestionar mejor tiempo y optimizarlo a la hora de realizar tus tareas. Ten la determinación de exprimir el reloj lo más que puedas. Si lo haces, tendrás la satisfacción de haber concluido tus pendientes en menos días porque sabrás aprovecharlos mejor y podrás recompensarte con una salida a un café para platicar con tu pareja o una amistad que nos has visto hace tiempo por estar demasiado ocupado.
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