Existen momentos en donde hay que voltear a ver los egresos, ya sea por necesidad o salud de la compañía pero, ¿qué hacer para que no afecte su operación?
Por Carlos Treviño Gutiérrez
El tema de optimización de costos es algo que toda empresa debe de procurar mediante un sistema de mejora continua; no es tarea fácil, pero la mejor forma de hacerlo es reunirse con el equipo y revisar aquellos que se tienen, hacer una lluvia de ideas y elegir en los que por lo menos se pueden reducir en un 10%.
¿Por dónde empezar?
Lo primero que se recomienda es hacer un análisis y clasificación de los costos para hacer un Pareto: reconocer cuál es el 20% de los conceptos que representa el 80% de los gastos y comenzar a trabajar en ello.
Es importante definir criterios que aseguran el éxito de la organización al momento de optimizar costos y que no pongan en riesgo: la calidad del producto o servicio; la producción o productividad; al personal, los equipos e instalaciones; a los clientes ni a las ventas.
Generalmente los rubros más comunes encontrados que forman parte de ese 20% son:
• Cantidad excesiva en inventarios de insumos y/o productos terminados.
• Mermas, desperdicios de materias primas y pérdida de tiempo.
• Mercadotecnia y costos de ventas.
• Mano de obra.
Entre las acciones típicas que se pueden llevar a cabo, de acuerdo a cada concepto, son:
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– Aumentar – Disminuir – Reubicar (lugar y horario) |
– Reemplazar – Eliminar – Agregar |
– Modificar – Renegociar – Subcontratar |
Es muy importante conocer previamente cuál es el impacto de los procesos actuales, de modo que al modificarlos se pueda identificar la mejora cuantitativamente. Esto es vital porque al hacer cambios podrían perderse los resultados existentes y no saber cómo van a funcionar los nuevos.
Mantener el almacén en equilibrio
Nunca debes tener demasiada mercancía el inventario. Esto tiene un efecto negativo en el flujo de efectivo y existe el riesgo de estancarse con él si las tendencias cambian. Hay que mantenerlo tan bajo como sea posible, sin quedarse vacío; la mercancía debe ordenarse según se vaya necesitando.
¿Cuándo conviene disminuir el costo de publicidad?
Si los anuncios no te están dejando utilidades, deja de usarlos e invierte ese dinero con los que sí obtengas un rendimiento de manera inmediata.
Prueba y mide cada uno para asegurarte de que estás obteniendo la máxima utilidad posible. Cuando encuentres el que funcione, sigue utilizándolo. Pueden transcurrir seis meses antes de que definas el correcto.
Ponle el ojo a los gastos recurrentes
En sueldos se pueden lograr ahorros importantes. Considera solamente contratar vendedores a comisión o negociar un acuerdo de empleo más adecuado para evitar pagar tiempo extra.
Generar contratos por compras constantes y en grandes volúmenes que pueden incluir descuentos, es otra forma de cuidar la economía del negocio.
También lo puedes hacer si: consigues varias cotizaciones de productos y servicios; verificas tus facturas para descubrir si hay cobros de más y das seguimiento a las discrepancias; apagas las luces que no se usan y negocias la renta, lo cual ayudará a generar una cultura de ahorro en el personal.
El enfoque de reducción de costos debe tener un lugar en la agenda de todo el equipo, pero no es prioritario siempre. Mediante su inclusión en el proceso de mejora continua de la empresa, se asegura que se mantenga vivo y en perspectiva, sin afectar negativamente en los resultados actuales.
Pequeñas acciones, grandes resultados; la clave está en evaluar a consciencia cómo mejorar la productividad del personal y de la infraestructura.
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