Lograr resultados óptimos en la empresa conlleva a evaluar detalladamente los procesos y herramientas para alcanzarlos, asegúrate de atender los problemas a tiempo a fin de que no impacten en el negocio.
Durante más de 25 años de implantar proyectos de software en diversas empresas, se ha corroborado que existen cinco grandes columnas en las cuales debemos tener un cuidado muy especial, y que deben controlarse, coordinándose entre sí para poder llegar a considerar el proyecto de implantación del ERP como exitoso dentro de la empresa.
Cada pilar conlleva una problemática específica a resolver y, sobre todo, a coordinar con los otros cuatro; cada uno influye para alcanzar los resultados del proyecto. Sin embargo, no pueden existir por separado, sino coexistir como un todo.
Definitivamente esta interrelación e interdependencia complica de sobremanera toda implantación de un ERP.
- Procesos de negocio. El sistema de planeación de recursos debe de reflejar el flujo de trabajo de la organización en donde está instalado y detallar al máximo cuáles son los procedimientos bajo los que opera la compañía y, por ende, del ERP. Esta definición a detalle es ardua y en algunas ocasiones compleja, pero el beneficio obtenido es mayúsculo, ya que pueden identificarse de forma muy sencilla cuáles son los métodos que realmente agregan valor a la empresa y cuáles no; en consecuencia se optimizan las operaciones. Asimismo, clarifica tanto lo que cada involucrado en el proyecto debe de realizar, así como lo que el sistema administrativo puede automatizar.
Considera que el flujo de negocio no necesariamente será automatizado o incorporado en el ERP. Toda empresa tiene cinco procesos principales:
- El deseado.
- El realista (de acuerdo a los recursos).
- El óptimo.
- El documentado.
- El actual.
- Siempre asumimos que éste funcionará correctamente, sin embargo; debemos ser cuidadosos de aquellos programas malintencionados o bien, mal instalados, ya que su operación afectará considerablemente el desempeño del ERP en el día a día. Cuando el sistema operativo del equipo del usuario final no cuenta con los requerimientos mínimos exigidos por el ERP, usualmente se generan inconsistencias que pueden llegar a dañar su funcionamiento.
- La ejecución óptima del equipo de cómputo en donde se utilizará el sistema debe ser revisado a detalle. Esto incluye la instalación eléctrica que lo alimenta, la cual deberá tener tierra física y corriente regulada, así como estar en lugares adecuados de ambiente carente de polvo, electromagnetismo, humedad y bajo una temperatura controlada.
- Este es uno de los conceptos en donde se dan por sentados los resultados, pero se convierte en un punto crítico porque hay que tomar en cuenta tanto la instalación adecuada de la red local como la comunicación remota, ya sea vía Internet o enlaces dedicados. La velocidad de ejecución del sistema administrativo siempre va de la mano del canal o vía de transmisión utilizada.
- Elemento clave en la implantación.
Los involucrados, además de estar motivados para realizar todo el trabajo extra para echar a andar el proyecto, deben de conocer muy bien qué procedimientos seguirán en su trabajo diario para que su puesto agregue valor a la organización. De nada sirve contar con el mejor hardware y sistema de comunicación, un software de calidad mundial y los procesos de negocio óptimos, si los usuarios finales desconocen lo que deben hacer diariamente en la operación.
Recuerda que si uno de ellos falla, todo el proyecto se arruinará, por lo que siempre se deberá controlar detalladamente cada uno de los cinco pilares tecnológicos para lograr el éxito del proyecto de implantación de un ERP.
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