Cuando los niveles de agua de un lago están casi al borde, no se ve lo que existe en la profundidad de su suelo.
Las empresas comienzan a preocuparse por sus gastos al ver que sus ventas y márgenes bajan, porque mientras estaba el agua a tope, aparentemente todo iba bien.
Reducir gastos en una compañía siempre es sano, incluso si no está en aprietos de flujo de efectivo.
Mantener la disciplina en una organización coadyuvará a prevenir vicios y malas prácticas.
Colateralmente hay que enfocarse en el “qué” y el “cómo” a la hora de conservar el orden.
¿Cómo lograrlo?
Cada negocio es diferente y por lo tanto lo es el monto de sus cuentas contables; una de las mejores prácticas es realizar un ABC o principio de Pareto (regla del 80/20) de gastos acumulados al menos de un año para que este análisis considere las estacionalidades que puedan presentarse.
Este ejercicio clasifica el 80% de los gastos como “A”, el 15% como “B” y el 5% como “C”, comenzando el análisis profundo con los primeros para buscar el mayor impacto posible en los resultados.
El segundo paso recomendado es realizar esta misma dinámica, pero por cada una de las áreas de la empresa. Esto nos dará una visión general de la compañía y un mejor enfoque particular según las necesidades de cada una, ya que un gasto puede justificar su reducción a nivel corporativo, al tiempo que afecta negativamente a los clientes atendidos por un departamento en específico.
Antes de buscar una reducir gastos, considera los detalles a tomar en cuenta y no decidas sin antes realizar el análisis de Pareto:
Qué cuidar:
- Precisamente una de las acciones comunes es comenzar a “disparar” reduciendo gastos en conceptos recomendados por diversos autores, que pueden ser de ayuda, pero no en todos los casos, es decir, accionar sin considerar las particularidades o consecuencias.
- La nómina suele ser un concepto “A” de egresos y más cuando el o los propietarios se ponen remuneraciones muy por arriba a las del mercado en que se desempeñan.
- Independientemente del tamaño de la compañía, no es conveniente meter pagos personales como seguridad de familiares, el servicio doméstico, el club, entre otros.
- Evita tomar decisiones unilaterales como reducir un gasto sin conocer la razonabilidad del mismo. Es posible que este desembolso reflejado en un papel se vea innecesario, pero al conocer la justificación se evidencie su relevancia.
Una vez aclarados los puntos anteriores, ¿qué puedes hacer?:
- Ser proactivo, no reactivo: toda acción para disminuir gastos puede implicar un posible rebote negativo en la empresa, por lo que el análisis de cada concepto de despilfarro debe identificar los efectos que puede ocasionar. Por ejemplo, una medida típica es eliminar el puesto de recepcionista, pero después nadie en la organización contesta el teléfono, perdiendo así la llamada de un prospecto. También puede llegarse a suprimir la promoción de la compañía, reduciendo el contacto con los usuarios.
- Analizar las funciones del personal y los procesos para buscar ser más eficientes sin afectar el servicio al cliente. Si bien es importante evaluar los gastos globales de la empresa, deben estudiarse los procedimientos y funciones de manera particular, separando las áreas que generan ingresos y egresos de las que solamente producen gastos.
Ya sea una firma grande o mediana, una práctica básica es operar bajo un presupuesto y ejercer un seguimiento al menos mensual.
Ésta da muy buenos resultados, pero por sencilla que parezca existe en muchas organizaciones la excusa perfecta para no llevarla a cabo, lo que provoca que se revisen los resultados demasiado tarde evitando tomar decisiones efectivas y en tiempo.
