Temerle a utilizar los datos puede privarte de tomar las mejores decisiones para tu empresa. ¡Quítate el miedo y verás lo fácil que es comenzar tu camino por el mundo de la Analítica de Datos!
En los últimos años, los datos han demostrado ser uno de los activos más importantes para la toma óptima de decisiones en las empresas. A pesar de esto, muchas organizaciones aún dudan en adentrarse en las tecnologías del Big Data y Analíticas de Datos, ya que suelen pensar que es complicado y/o costoso, además por el temor a lo desconocido. Entonces ¿qué pueden hacer las empresas para quitarse el miedo y comenzar a sacarle el mayor provecho a los datos?, Rodolfo Flores, Pre-Sales & Solutions Engineer de Nexolution, nos habló acerca de esto.
1. ¿Qué factores deben considerar las empresas antes de iniciar una estrategia basada en datos?
Lo primero es definir las preguntas que el negocio quiere responder: ¿qué ventas se quieren analizar?, ¿de dónde vienen?, ¿de qué estados o municipios?, etc. Se puede tener cuantas preguntas se deseen, el punto es identificarlas y definirlas, porque si no será imposible establecer lo que realmente se requiere, sin importar toda la tecnología para Analítica de Datos que se tenga. Esta última, difícilmente se podrá aprovechar si no se definen claramente las preguntas.
También es clave detectar de dónde vienen los datos, es decir, conocer bien qué sistemas se utilizan o dónde se registra la información. Podrás tener muy buenas ideas y responder las preguntas adecuadas, pero si no se almacenan los datos ventas en ningún lugar o sistema ¿cómo se van a medir? Debe quedar bien claro de dónde vienen estos datos, ya sea de un sistema o de un proceso manual.
Conocer la Arquitectura Analítica también es esencial, esto se refiere a la importancia de saber qué programas se utilizan para la generación de datos analizables, o si no se usa un sistema, por lo menos ser consciente de dónde proviene la información registrada. Crear un diagrama de Arquitectura Analítica ayuda a visualizar y comprender fácilmente de dónde vienen las ventas, ingresos, egresos y más datos que necesitemos.
Finalmente, otro factor clave es ganarse a la gente para que vea utilidad en la información y esto se puede hacer a través de “Champions”. Estos son líderes motivados que ayudan al resto de los colaboradores de la empresa en su camino hacia el análisis de datos, no solo a comprender su valor, sino también a saber manejarlos, analizarlos y sacarles provecho para que cada vez más personas se contagien y estén preparadas para proponer iniciativas basadas en la información, y que, sobre todo, ayuden a mejorar el rendimiento de la empresa.
2. ¿Cuáles son los principales conceptos erróneos acerca de los datos, por los que muchas empresas no se animan a utilizarlos?
Hay una creencia generalizada de que los sistemas para hacer Analítica de Datos son muy caros y complejos de usar cuando realmente no es así. También sucede que, en ocasiones, los procesos actuales funcionan muy bien y debido a esto las organizaciones creen que no hay que modificarlos. Sin embargo, los datos pueden ayudar a saber si realmente estos están siendo efectivos, así como a determinar si es posible ahorrar dinero, tiempo y personal.
Otro concepto erróneo va de la mano con que muchas veces las organizaciones realmente no valoran su tiempo. En México es muy común la mentalidad de que si alguien está sentado trabajando ocho horas en algo, se están haciendo bien las cosas, cuando no necesariamente es así. En la actualidad, existen sistemas que pueden hacer lo mismo en 30 minutos o incluso segundos de manera automatizada. Aunque parezca que no, esto es un beneficio para toda la empresa, ya que ahora los colaboradores únicamente se pueden dedicar a analizar datos, darles sentido y encontrar patrones que antes, por la gran inversión de tiempo en preparar estos, no se detectaban.
De la misma manera, también influye el miedo a perder el trabajo. Algunas personas temen que los sistemas los vuelvan obsoletos en sus empleos, ya que estos pueden automatizar procesos que ellos tardan horas haciendo. Sin embargo, que un sistema esté implementado, no significa que puede hacer todo mágicamente. En realidad, se necesita de colaboradores que lo manejen, analicen los datos que produce y tomen decisiones.
3. ¿Qué tipo de Analítica es recomendable para comenzar a sacarle provecho a los datos?
Lo principal es iniciar por lo más básico, que es la Analítica Descriptiva, la cual analiza lo que ya pasó, por ejemplo, las ventas del mes pasado, los resultados de la semana pasada, etc. Es acerca de analizar los datos que ya están registrados en los sistemas para comenzar a tomar decisiones de negocio.
Posteriormente, las empresas pueden saltar a cosas más complicadas como la Analítica Predictiva, que te ayuda a conocer y entender el futuro de acuerdo a los datos o la Analítica Prescriptiva que te sugiere planes de acción para mejorar procesos.
4. ¿Qué tipo de herramientas pueden utilizar las empresas para iniciar su camino en el mundo de los datos?
Dos muy buenas herramientas son Tableau y Power BI, porque son muy fáciles de usar y permiten hacer dashboards para usuarios ejecutivos u operativos, así como visualizar la información actualizada desde cualquier dispositivo, que es lo más básico para una estrategia de analítica.
Actualmente, muchas personas utilizan Excel para almacenar su información y no está del todo mal, porque les funciona. Sin embargo, es una herramienta estática que requiere de mucho trabajo manual, mientras que Tableau y Power BI son dinámicas, ya que automatizan el proceso de transformar la información y armar reportes, reduciendo el margen de error, de tal manera que los colaboradores solamente se dedican a tomar decisiones basadas en los datos actualizados. Por otro lado, estas herramientas cada vez son más accesibles y las funcionalidades que proveen son realmente maravillosas.
Hoy en día es muy sencillo comenzar a utilizar estas herramientas, es tan fácil como entrar a una página web, crear un usuario y descargar la prueba gratuita. La mayoría de las plataformas te dan 15 días o un mes gratis, que pueden aprovecharse para conocer el programa, sus funcionalidades y beneficios. Posteriormente, se requiere pagar una suscripción, pero no es nada caro tomando en cuenta sus beneficios.
Además, en internet hay tutoriales, documentación y muchos otros recursos que te enseñan a utilizar esta clase de herramientas de manera muy sencilla. En YouTube hay diversos canales con muy buen material didáctico al respecto, pero en específico yo recomiendo Tableau Tim, un joven que explica en un formato entretenido la forma de utilizar Tableau y Guy in a Cube, que son un grupo de ingenieros que crean contenido para educar en el uso de Power BI.
5. ¿Qué debe hacer una empresa para comenzar a transformarse hacia una cultura de datos?
El primer punto es olvidarse de que la Analítica de Datos es exclusivamente para gente con un perfil muy técnico o empresas muy grandes y no tenerle miedo. Hay que empezar a usar la información para poder generar una cultura de datos en la organización.
También se le debe dar su valor a los datos y dejar de pensar que se pueden tomar las mejores decisiones de negocio basándonos únicamente en la experiencia. Lo anterior, ya que lamentablemente muchos líderes de negocio siguen tomando decisiones con base sólo en la intuición o conocimiento generado por la práctica de sus funciones. Realmente, si tuvieran acceso y analizaran sus datos, su proceso de toma decisiones y la calidad de estas como tal mejorarían puesto que estarían fundamentadas en la expertise de negocio que tienen y en datos duros.
En pocas palabras, es fundamental comprender que aunque los datos muestran un panorama completo que definitivamente da luz para tomar las mejores decisiones, no son los que tienen la última palabra. Las decisiones más acertadas las toman las personas con base en los datos recopilados y en su conocimiento de negocio.
Por otro lado, es esencial asegurarse de que los pocos o muchos datos que se tengan, estén bien almacenados, refiriéndonos a que la información no esté regada por distintas fuentes de datos (BD, Sistemas aislados, Archivos planos, etc), si no que se encuentre en un mismo repositorio centralizado y que esté preparada para poder ser consumida y así sacarle el máximo provecho.
Por último, el por qué implementar una cultura de datos en una empresa se resume en la siguiente frase de Peter Drucker… “Lo que no se mide, no se puede mejorar”.
